Десять путей повышения эффективности проекта

Share

|

Это печальный факт, что, несмотря на все официальные методики, более широкое применение управления проектами дисциплины, и более мощные инструменты, такие как World Wide Web технологий и программного обеспечения управления проектами, большинство проектов не в полном соответствии с тремя элементами управления проектами в железа треугольник: затраты, сроки, качество. Запись получает еще более мрачной, как проект движется в высокотехнологичной сфере.

Прежде всего, тенденция заключается в том, чтобы бросать свои руки в воздух и спросить: "Что является использование"? Такие отставки, однако, лишь сохраняет статус-кво. К счастью, существует десять путей повышения эффективности проекта, если предприятия в целом и проектных групп, в частности, осуществлять их:

1. Попытки обойти препятствие

2. Причина людей отрезок, не разорвать

3. Сконцентрируйтесь на цели

4. Последующие стандартного процесса

5. Узнайте из прошлого

6. Поддержание постоянной связи

7. Записи работу

8. Повторное предыдущей работы

9. Стремиться покупать - из всех участников

10. Добиваться простоте, а не сложности в цель и путь

1. Обойти препятствие

Многие проекты застопорилось, потому что появляется препятствие на пути к достижению своих целей. Она сродни воинской части в засаду снайперами, чтобы все hugs местах. Люди не хотят поднять свои головы чтобы определить направление движения огня, и еще, до тех пор, пока они остаются вниз, никакого прогресса может произойти. Зачастую, любой прогресс, который был приобретен потеряно. Самое печальное, что подразделения могут сделать, так это сидеть бездействует. Он должен идти вперед, отступить, или потерять все.

Многие проекты, к сожалению, сидеть бездействует. Полученные результаты могут стать разрушительными. Люди становятся разочарование, команда теряет динамику, и нерешительность ест за моральный дух и дух корпуса. Люди могут сосредоточить внимание на вопросах, не связанных с проектом, или несущественным вопросам, связанным с проектом стать значительным, так как люди искать смысл в их работе.

Это обстоятельство часто возникает потому, что группа руководителей и членов подписаться на "или / или" или черный / белый перспективы. Когда это происходит, все становится значительным и, когда возникает препятствие, все работы останавливает.

Напротив, группа лидеров и членов должны проводить различие между тем, что это и не важно. Это определение лучше всего достигается за счет акцентирования внимания на конечной цели и направления, как конкретной ситуации скажутся достижения этой конечной цели. Если есть действие, группа должна определить наиболее подходящие действия. Команда должна помнить, что лучшие решения, редко, если когда-либо, просто постоянно по-прежнему. Цель - двигаться вперед, с препятствием. Если он не может рассматриваться на голову, группа должна вокруг него слева или справа, или перейти или под ней. Прогресс может продолжаться, если наряду с некоторыми стойкости, настойчивости, творчества и лидерства.

2. Дело людей отрезок, не переломит

Так много проектов приводятся нереалистичные сроки, что она изумительная любого из них получить сделано вообще. Эти сроки не основаны на работу, а по прихоти отдельных лиц, имеющих мало знаний о необходимых усилий, чтобы уложиться в сроки. Хорошая аналогия пытается десять фунтов магазинов в пяти фунт мешок; Достаточно веса и давления, мешок будет всплеск.

Естественно, существует множество последствий. Психологические последствия часто проявляются как burnout, оборот, и конфликты. Кроме того, команда настроена на неудачу, поскольку ограничения, не считаются при определении сроков. Эффективность и производительность начать уменьшаться в реальности сталкивается нереалистичные ожидания. Члены группы конкурируют за ограниченные ресурсы и начать компромисс анализ того, что и это не важно.

При нереальных требований, управление и руководство должно осознать последствия своих решений для индивидуальной и групповой работы. Принятие нереалистичная дату или цели может служить хорошей выставки господствующим и решительности; Однако, она также может вызывать неблагополучных поведение. Необходимо время для того, чтобы признать таланты, знания и навыки людей, выполнения задач; Определить стоимость, сроки и качественные ограничения; И применять методы оценки звука для завершения проекта. Только тогда можно реалистичного плана быть использованы для побуждать людей отрезок, а не ломаться.

3. Сосредоточить внимание на цели

Это легко упустить из виду цель проекта, когда управляющие его деталях. Она похожа на что, когда боевые действия аллигаторы, это легко забыть, что основная цель состоит в осушения болот. Группа руководителей и членов команды стали настолько завернуты в подробности, что они упускать из виду всего цель их проекта. Люди получают так занимаются в деталях, в силу своей непосредственности или finiteness, что они теряют из виду общую картину и забудьте спросить, если то, что они делают способствует к достижению окончательной цели.

Сохранение сосредоточиться на цели имеет ряд преимуществ. Во-первых, это позволяет людям проявлять инициативу, а не реакции. Люди могут выбирать, что ответить, а не прыгает в каждой ситуации, как одного из Павлов в собак. Во-вторых, он помогает в разграничении между тем, что является и не является существенным. Очевидно, не все одинаково важны, хотя некоторые члены группы могут так думать. Естественно, эти люди перегружены работой. В-третьих, сосредоточив внимание на цель обеспечивает объективный уровень оценки. Значимость особые усилия, определяется в какой степени она способствует достижению конечной цели.

К сожалению, команды слишком сильно полагаться на цифры определить значение, которое может привести к неблагополучных поведение. Хотя цифры говорят лишь часть истории, в некоторых проектах они становятся более важным, чем достижение миссии. Таким образом, команда выполняет значительный объем работы, и показатели, что отражает увеличение усилий. Однако, главный вопрос может остаться без ответа: является ли происходящее содействии достижению конечной цели?

Поэтому важно, чтобы выполнить три действия. Первый - постоянно запрос о прогрессе, спрашиваете, если, что люди делают это содействие достижению цели. Вторая заключается в создании последовательной, стандарт "мерилом" для оценки прогресса, с учетом, разумеется, что значение критерия заключается в измерении право факторов в целях определения стоимости текущей работы. Суть заключается в том, чтобы устранить любые blinders ведущие к близорукость решений и производительность. Хотя такие решения и эффективность может показаться значительным, в действительности они ничего не делают и, возможно, даже препятствует фактическое достижение.

4. Последующей Стандартизированный процесс

А общий набор инструментов, процедур и жаргона можете помочь проекту прогресса эффективно и действенно к своей цели. К сожалению, люди часто решительно сопротивляются после стандартного процесса. Они опасаются, что он подавляет творчества и расширение прав и возможностей людей. В результате многие проекты, стать cacophony инструментов, процедур и методов, требующих высокого усилия, чтобы сделать их совместимыми. Естественно, это отходы времени и усилий, и фактически тормозит прогресс в достижении цели.

Вопреки общепринятому мнению, стандартный процесс фактически поощряет творчество и способствует расширению возможностей, а не противодействия так. Он призывает творчества, позволяя людям работу, с тем набором инструментов и методов; Например, для выполнения задания. Благодаря стандартизации, люди могут предвидеть и понять требования. Минус преобразования и relearning, необходимо заполнить задач. Люди могут действовать автономно, зная стандартов, которые в течение последующих решений. Когда стандартов не существует, люди часто препятствует потому что все непонятно. Стандартизации, поэтому предлагает ряд преимуществ от управления проектом и технической точки зрения. Во-первых, она дает возможность эффективного и действенного осуществления проектной деятельности на основе последовательности. Во-вторых, оно позволяет более тесную интеграцию деятельности, поскольку члены группы могут видеть взаимосвязи своей работы с другими. В-третьих, она уменьшает ремонта, поскольку оно позволяет использовать результаты, разработанные на предыдущих проектов. Наконец, она улучшает связи, поскольку члены группы играют с "того же листа музыка."

Для проектов, стандартизации включает два различных областях; Является управление проектами. Стандартизация предполагает использование средств и осуществления деятельности по созданию планов управления и в соответствии с этими планами. Другая область технических. Стандартизация предполагает определение требований и спецификаций, и строительство продукт, который удовлетворяет обе.

Есть много вариантов для перехода к стандартизации при управлении проектами. Люди могут присоединиться профессиональных организаций, тем самым подвергая их то, что и не работает в аналогичных условиях. Эта организация может приобрести или разработать стандартизированный процесс управления проектами. Независимо от того, как организация получит стандартный процесс, ключевым является развитие или одного, что народ может и согласиться, что соответствует культуре компании.

5. Извлечь уроки из прошлого

Великий философ Сантаяна однажды сказал, что он, который не исследование истории суждено повторить. К сожалению, так мало людей извлечь уроки из прошлого, история часто повторяется по проектам. Кроме того, многие проекты мрачной напоминания о том, что ничего изменения.

В отличие от Генри Форда, который однажды заметил, что все истории спальном, извлечение уроков из прошлого предлагает ряд преимуществ. Она помогает организациям избежать дорогостоящих ошибок, которые имели место на аналогичных проектов в прошлом. Кроме того, она помогает компаниям использовать предыдущие успехи. Она также укрепляет доверие и уменьшает риски для людей, которые работали на предыдущих проектов.

Извлекая уроки из прошлого предполагает обучение как из самого себя и от других. Из двух уровнях обучения, изучения самого себя является более сложной, поскольку она требует самоанализа. Хотя обучения от других может быть затруднено, то в меньшей степени, поскольку там могут быть документы или люди могут предоставлять устный истории или идеи.

Из личного опыта, члены группы могут себе нынешнее сторонников ject в контексте одного из прошлого, выявляя сходства и различия, и определения того, что работает и что не работает. Это требует значительных интроспекции и объективности. Из опыта других стран, члены группы могут также определить аналогичные проекты из прошлого, а затем собеседование с участниками, или читать доклады о ревизии и "уроки", если они существуют. Конечно, задачей является получение информации о проектах и получить доступ к своей информации.

6. Поддерживать постоянные коммуникации

Больше проектов, вероятно, удалось из-за плохой связи, чем от каких-либо других факторов. По иронии судьбы, хотя каждый признает вклад хорошие сообщения успех, он остается в катастрофическое положение.

Одной из причин является то, что люди путают со средним коммуникации. А средние - это средство общения, действуя в качестве возможности общения, а не заменить ее. С ростом присутствия электронной почты, видеоконференций, и World Wide Web технологий, многие люди предполагают, что они будут хорошие коммуникации. Слишком часто среднесрочной просто дает бедным коммуникатора один голос громче. По крайней мере с точки зрения управления проектом, в средних - это не сообщение.

Другая причина для бедных сообщений является отсутствие членов группы различия между данными и информацией. Хотя необработанных данных, информации данных, преобразуется в нечто значимого. Когда члены группы смешивать два, они отправляют данные, а не информацию, после чего получатель должен пройти данных для получения информации. Поскольку эта путаница проявляется в электронном, а в бумажном формате, многие члены проектной группы генерировать бесчисленное данные файлы и сообщения электронной почты, и строить бесчисленные веб-страниц изобилует данных, но не информация. Напротив, хорошие связи предоставляет нужную информацию в нужное время в нужном размере с правом личности. Когда это происходит, люди действуют на "же длины волны." Они принимают участие в диалоге лучше, сокращения числа и масштабов недоразумений. В результате хорошие связи, члены группы также лучше адаптироваться к изменениям.

Чтобы реализовать преимущества сохранения хорошей связи, члены группы могут выполнять три действия. Первый - это сосредоточить внимание на получение информации, а не данных. Это требует упором на потребности аудитории, с точки зрения формата и уровня содержания. Второй способ члены группы могут улучшить коммуникации состоит в том, чтобы данные и последующие информации текущей и актуальной. Действительно, слишком много проектов производства данных и информации, которые являются устаревшими и неактуальными. Третий метод улучшения связи является использование выбранного средних в качестве основного средства коммуникации для получения необходимых данных и информации. Например, проект может создать веб-сайт для этой цели, некоторые люди могут быть напуганы технологии. В таких случаях хорошие сообщения не может происходить, несмотря на все технологии.

7. Отчет о работе, проделанной

В большинстве проектов члены команды выполняют значительную работу в области управления и развития. К сожалению, зачастую выходит неучтенных, а также знания и опыт потерянных из-за текучести времени. Это огромная потеря для компании, которая могла бы спасти этого знаниями и опытом, применяя его на будущем аналогичные проекты.

Если компании предпринял попытку зарегистрировать знаниями и опытом того, что выходит далеко от проекта, они получат ряд преимуществ для будущих проектов. Такая история улучшает показатели среди членов команды, потому что люди могли сосредоточиться на вопросы не рассматривались ранее, что не может быть "showstoppers." Это также вынуждает людей думать о своих действиях, и определить, где и когда тратить свои усилия и время. Кроме того, рассказывает историю людей, то, что работало в прошлом, что позволило им предсказать с достаточной точностью последствия своих действий на текущий проект.

От существующего проекта, члены группы видят никакой пользы в создании тропа деятельности и аудита предыдущей деятельности; Они тем самым понять, что было сделано и как, и почему это было сделано определенным образом. Наконец, разделяя зарегистрировала информацию с каждого способствует эффективной связи между членами группы.

Если регистрация дает много преимуществ, почему это не делается более тщательно и чаще? Во-первых, легче реагировать и вижу, что некоторые материальные, немедленных результатов, чем занять активную позицию, которая производит долгосрочной, а не немедленные результаты. Кроме того, такой процесс требует административных накладных расходов. Наконец, даже если это сделано, то зачастую погребен, так что игнорировать и, в конечном итоге потерял.

Очевидно, что эти огромные задачи. Однако организации могут принять меры для облегчения бремени. Во-первых, они могут узнать время и силы для регистрации деятельности как необходимое деятельности, установив его как требование, а не вариант. Во-вторых, они могут создать согласованного формата и подхода до начала проекта. Ожидание после начала проекта лишь замедляет темпы, срывом люди, и часто становится тщетной попытке на реконструкции.

8. Повторное предыдущей работы

Хотя это хорошо для членов команды почувствовать творческую над проектом, к сожалению, их стремление к творчеству часто приводит к изобретать колесо. Есть серьезные последствия, когда происходит, в том числе впустую усилия из-за повторения работы, замедление проекта импульс, неспособность использовать успех в прошлом, и продление проектного цикла. Иными словами, это непроизводственных. Повторное использование позволяет организациям использовать то, что сделано перед тем как снова, в таком же положении. К преимуществам относятся ускорения жизненного цикла проекта, позволяя членов команды сосредоточить внимание на более важные вопросы, повышая надежность продукта, и позволяет членам группы вносить изменения быстро. Поскольку планы и продукты построены модульная, повторное также снижает сложность. Наконец, она позволяет более точного планирования.

Повторное происходит как управление проектами и техническим уровнем развития. Для управления проектом, группы могут использовать разделы графики от аналогичных проектов, сегменты файлов загружаются в автоматический графика пакетов, доклад форматов и содержания и формы. Примеры использования в области технического развития включают в себя код, модели, файлы с помощью программных средств, а также спецификации. Команды могут принять ряд мер для максимального использования преимуществ повторного использования. Они могут приобретать знания того, что произошло ранее по другим проектам, что позволяет им "cannibalize", что было сделано хорошо. Для получения информации о предыдущей работе, члены группы могут просмотреть документацию предыдущих проектов, интервью участников о тех проектах, и читать историю случае в профессиональных журналах аналогичных проектов. Члены группы также могут полагаться на личный опыт для максимального использования преимуществ повторного использования. Wide воздействия многих проектов в различных условиях приводит к большей ширины опыт, который группа может научиться. Это знания, в свою очередь, позволяет определить, что для повторного использования. Кроме того, команды могут использовать профессиональных и деловых организаций как источника контакты с лицами, которые могут предоставить бесплатно, о том, что срабатывали от аналогичных проектов. Эти организации также могут предоставить материалы для повторного использования, например, формы и контрольные.

9. Стремиться покупать - в тех, кто участвует

Пожалуй, наиболее мощный способ получения проекта прогресса быстро благодаря приверженности народа делает работу. Поскольку покупать в дает людям собственность и чувство возможностей, он создает ощущение большей ответственности и подотчетности. В свою очередь, меньше усилий требуется для выполнения задач. Купить в также поощряет инициативу.

К сожалению, поскольку многие проекты становятся одним человеком показывает, мало обязательства. В результате, по оценкам зачастую нереально, представляющих научные wildly себя угадать (swags), а не на основе достоверных статистических расчетов. Там может быть также отсутствие приверженности к графику, с членами группы заполнения, которые будут определены (TBD), а не фактически задача оценки графики. Как раз тронулся и такие последствия становятся усугубляется, отсутствие приверженности может повлиять на проект потенциального успеха. Затем, в то время как он становится дорогостоящим с точки зрения времени, денег и усилий для решения этих проблем, есть еще мало обязательства.

Чтобы создать обязательство, команда менеджеров может занять перечень членов команды, обучение не только свои знания, опыт, и опыт, но и о их зрелости и последующие. Это позволяет менеджеру добиваться их адвокаты надлежащим образом. Менеджеры могут использовать раскрытие информации для достижения и поддержания приверженности. Когда члены группы вклада видно, независимо от точки зрения, существует меньшая вероятность их отказа или уменьшения вклада обязательства. Наконец, и это связано с последнего момента, команда менеджеров должна не только оценить способности лица, чтобы выполнить задачу, но его энтузиазм. Хотя члены группы могут иметь необходимый опыт, они могут не иметь соответствующий уровень волнение делать хорошую работу. Обязательство идет от сердца, а не головы.

10. Искать простоту, а не сложность, в цели и пути

Простота легко доходность к сложности. То есть, всегда хочется сделать ситуации или сложные решения, как это возможно. Люди сделать уточнение здесь и небольшое изменение там, и прежде чем кто-либо осознает это, результат совершенно отличается от того, что изначально предполагалось.

Простота, конечно, это не то же, как просто. Парадоксально, простота может появиться то же, как простые, поскольку они сталкиваются с общей характеристикой ясности. Сложность, однако, совершенно иная. Именно сложности остались amuck, когда путаницы, чем ясности, а является руководящим правилом. И много путаницы может утопить ясности.

Проводя различие между простотой и сложностью, простота является узнаваемым, когда видели, но не поддается определению. Хотя проекты всегда приводят к сложности, хорошие проекты результате в простоте, когда завершен. Эти, как правило, проекты, которые удовлетворяют критериям для успеха в том, что касается стоимости, графика, и качества.

В определении того, является ли план простой или сложной, симптомы вполне очевидной. В последнем, многие люди просить дополнения, изменения, удаления или изменения положения, так что план становится полной исключений и непредвиденные расходы. Поскольку эта сложность затрудняет следовать этому плану, несколько конечном счете это сделать. Другой симптом сложности продукта разработчики должны раз разъяснить свои намерения или смысла. В еще одним показателем, план должен быть постоянно в зависимости от различных ситуаций. Конечный результат похож на крыс следующие путь в лабиринте. Напротив, простота сил ясность мысли, демонстрируя ясность в пункт назначения и путь принять. Она также требует меньше времени и ресурсов людей для выполнения плана и дает людям уверенность, потому что они знают свою задачу и что необходимо сделать.

Для поощрения простота в управлении проектами, члены группы сначала попытаться достичь, насколько это возможно, опыт в различных средах; Это дает понимание о том, что хорошо работает. Кроме того, они могут использовать опыт других для получения дополнительной информации.

Во-вторых, если члены группы определить, что что-то можно сделать в два этапа, а не четыре, они должны выбрать первого, игнорируя тенденция полагать, что, поскольку что-то выглядит упрощенным она должна быть неправильным. Чаще всего, правильным решением является упрощенным.

В-третьих, проектные группы должны обеспечить, чтобы все элементы плана способствовать к достижению конечной цели; В противном случае они должны снять его. В конце концов, она просто embellishes плана, и, возможно, увеличение сложности и путаницы ни сейчас, ни позже. Наконец, команды должны устранить перекосы от плана. Таким образом, они должны не рассматривать предположение как факт, и грубо, затрагивающих подходы, которые не имеют реальных оснований. Погрешности в действительности и данные только добавить к сложности.

NO сговоре с простотой

Типичные высокотехнологичных фирм редко применяется более чем немногие из принципов, на которые ссылались настоящей статьи. Вместо своих сотрудников движется относительно "helter skelter", пытается решить проблему с помощью комплексного решения, что является, скорее всего, к реализации того, что было сделано ранее в отношении другого сторонников ject. Однако, хотя некоторые члены группы согласны с решением, они согласны по крайней мере временно, либо потому, что она смягчает проблему или кто-то важных считали это правильным ответом. Если проблема остается нерешенной, они могут ждать, пока кто-то сделать некоторые вещь, все при поиске занят самым незначительным работы. Как это происходит, графика слайды, бюджет превышен, и качество ухудшается. Члены группы как страх и надежду, что нерешенные проблемы, оказавшихся в ходе испытаний.

Даже если половина идей, в этом примере осуществлялись по проекту, производительность будет улучшаться. В мрачной репутации проекта успехов и неудач, однако, свидетельствует о том, что использовать несколько таких предложений. Задача заключается в том, чтобы руководители проекта и члены команды принять рекомендации.