Как управлять управления проектами

Share

|

В нескольких организаций перейти к официальной проектной работы, то становится важно умело управлять этими проектами. Лучший способ сделать это наиболее эффективно установить стандарты для управления проектами, которые corporatewide или, по крайней мере охватывают информационных систем (ИС) управления. Эти стандарты включают управление проектами и методологии жизненного цикла, а также пакеты программного обеспечения для управления проектами, управления процессами, и время учета.

Эта статья обсуждает управления проектами и методологии жизненного цикла, рассматриваются некоторые наиболее общие черты каждого из них, и объясняет три вида программного обеспечения широко используются для поддержки корпоративных систем управления проектами.

Управления проектами и методологии жизненного цикла

Хотя менеджеры могут управлять проекты без официальной методологии, ни то, может быть большой помощью. Этот раздел объясняет, что управление проектами методики, и почему они имеют значение, и дает краткую историю методологии управления проектами. Она также определяет жизненные циклы, описывает некоторые общие IS жизненных циклов, и объясняется, как жизненные циклы относятся к методологии.

Управление проектами методики были вокруг в течение многих десятилетий, но сначала начала пользоваться популярностью на IS в начале 1970 - х годов. Эти методики, как правило, из двух компонентов. Первый - это общий процесс работы, а второй состоит из шаблонов или бланков, необходимых в конкретной части этого процесса. Хотя сам процесс является подлинной методологии, большинство руководителей проектов рассмотреть модели и формы для неотъемлемой частью методологии. Однако большинство руководителей проектов также согласны с тем, что шаблоны не только методологию сделать. Управление проектами методологии важно по двум причинам. Во-первых, они стандартизировать то, как организация ведет свои проекты. Это позволяет пользователям из любой точки организации, поговорить друг с другом с помощью тех же условиях и того же определения этих терминов. Представление последовательного подхода к управлению проектами по стандартам также позволяет руководителям проектов для покрытия друг друга, когда в этом возникает необходимость. Вторая причина этой методологии важно, что они дают начинающим руководителям проектов с инструментами управления проектами, не требует длительного освоения.

Жизненного цикла проекта обычно идут рука об руку с проектной методологии. Такие жизненные циклы перерыва проект в жизнь в несколько этапов или этапов. В конце каждого этапа обеспечивает удобный обзор проектов центра для высшего руководства возбуждать или не искать - искать решения, а также позволяет руководителям проектов планировать следующих этапов более подробно. Хотя проект жизненного цикла может иметь множество этапов, большинство трех до пяти. Они включают определенные начала проекта или инициировании проекта строительства или стадии осуществления, и, наконец, оценка результатов проекта или после осуществления обзора.

Выборе методологии управления проектами

Для организаций, которые не имеют методологии или ищем новую, этот раздел объясняет, что смотреть в методологии управления проектами. Обсуждаются преимущества и недостатки в сравнении дом поставляемые вендором методологии, а также консервированные сравнении с заказной методологий. Затем описываются наиболее популярных поставщиков методологий.

Во-первых, анализ преимуществ и недостатков поставщиков методологий в порядке. Наибольшую пользу поставщика методологии заключается в том, что работа уже сделано, что может спасти организация буквально лет разработки внутренней методологии. Поставщик методологии также были испытаны и доказали свою работу, экономя как время, и головные боли, участвующих в процессе сглаживания из морщин.

От спада, однако, приобрели методологии организации требуют изменения существующей практики совпадают методологии. Если этого не произойдет, то организация должна настраивать по крайней мере некоторые из методологии. Эти настройки могут варьироваться от незначительных ухищрений этого процесса, настройку настолько серьезными, что первоначально приобретены методики практически нет.

Еще один недостаток приобретенных методик является их цена. Многие поставляемые вендором методологии стоимость $ 50.000 или более бесконечной лицензией. Кроме того, некоторые продавцы обвинения тысяч долларов ежегодно.

Некоторые из наиболее популярных методов IS проекты включают динамических систем Метод (DSDM) из "Компьютер ассошиэйтс" и PRIDE от Computacenter.

Реализации методологии управления проектами

Этот раздел объясняет, как внедрить методологии управления проектами. Она охватывает как установить проектной работы распада структур (WBSs), а также оценки, отслеживания изменений контроля, контроля качества и стандартов. Затем он объясняет, как проводить IS департаментов и обучение клиентов как в отношении методологии и стандарты.

После организации либо отдельным продавцом или методологию разработали одну inhouse, он будет готов приступить к длительной, нередко утомительного процесса создания проекта стандартов. Хотя некоторые из купленных вместе с методологии стандартов для различных компонентов проекта, организации необходимо будет разработать стандарты для тех, которые не имеют их.

Создание WBS, оценки и отслеживания стандартов

Первый стандарт, который будет создан состоит в том, как проект WBSs будет создана. Многие организации разработали проект шаблонов для наиболее распространенных видов проектов, разработанных в организации, а затем определить, что руководители проектов по работе с этими шаблонами. Преимущество этого заключается в том, что руководители проектов не "изобретать колесо" по каждому проекту. В свою очередь, это ускоряет планирования, и позволяет более эффективно отслеживать проекта. После WBS стандарты устанавливаются, организация должна решить, как смета будет создан. Естима tes может быть определена из заключений экспертов, средневзвешенные показатели, статистика от предыдущих проектов, или методов, таких, как функции центра анализа. Если организациям отслеживать свои проекты точно и религиозно, они могут использовать статистические данные из предыдущих проектов предоставить наиболее точные оценки. Это свидетельствует о необходимости стандартов в отслеживания проектов.

Большинство организаций используют определенный вид автоматизированной время по поддержанию мира пакета для отслеживания времени в отношении проектов. Время отслеживания три проекта, связанных целей. Самое главное заключается в том, чтобы точно судить, когда текущий проект стоит. Однако по другим причинам, которые практически важны использование времени для отслеживания проекта учета затрат, и для сбора - с целью более точной оценки следующего проекта. Для обеспечения оптимальной базы данных для оценки будущих проектов, эти пакеты должны позволить отслеживания против каждой задачи в WBS, усиливая желательности стандарта WBSs.

Изменения контролю, контролю качества, и связи Стандарты

Стандарты для изменения контроля, контроля качества, и связи не менее важны для успеха проекта. Изменения контроля в этом контексте не идет на изменения в функционировании систем производства, а с изменением самого проекта. Наиболее распространенными изменениями вестись являются масштабы изменений, обычно выражается как потребность в расширении или иные функциональные возможности. Поскольку оценки основаны на функциональности, как первоначально представлялось, изменения первоначальной функциональности будет явно влияют на стоимость проекта и график. Чтобы свести к минимуму это воздействие, изменение политики контроля плана проекта менеджера круг усмотрению для утверждения изменений, а изложить эскалации уровней и процедур. Хотя обе эти стандарты могут быть переговоры в начале каждого проекта, общие руководящие принципы могут оказаться полезными.

Стандарты качества в IS отдел, как правило, решения, как департамент занимается испытаниями и производством оборота. К числу таких, как подразделение тестирования системы, и пользователь приемочных испытаний будет выполняться. Сообщения стандартов также играют важную роль в успешных проектов. Основная причина, что проекты изменений так часто, как они, что кто-то неправильно сообщения, будь то человек или систем клиента. Организация может значительно сократить количество изменений в проект, в его поздних стадиях путем установления четких руководящих принципов в ходе планирования, а затем постоянного обновления всех участвующих в проекте, как она прогрессирует, и это в стандартной основе.

Методика подготовки кадров

Хотя вполне привлекательными, чтобы начать подготовку работников по новой методологии, как только он выбран, это "прыгает пушки" могут быть опасными для окончательного успеха методологии осуществления. Конечно, методология будет развиваться как работники начать его использовать, но должна существовать база стандартов в место до обучения, чтобы работники, как минимум, требуется переподготовка. В некоторых организациях сотрудники фактически восстали и решили не использовать методики на всех уровнях, вплоть до стандартов были установлены.

Что по крайней мере предварительное проект отслеживания, оценки, внесения изменений, контроля качества и проектов стандартов в место, организация готова провести IS департаментов и обучение клиентов. Эта подготовка может осуществляться тремя способами: с помощью внешних консультантов, которые часто подготовки, а; Через внутренние работников; Или используя комбинацию консультантов и сотрудников. Если организация выбирает комбинацию подход внешние консультанты часто обучение, после чего они обучают внутренней работников о том, как доставить подготовки. Поскольку руководители проектов и участники проекта должны понимать новой методологии, зачастую имеет смысл иметь два отдельных классов. Более углубленный класс, для проекта мА nagers и руководителей проектов, в идеале предусматривает исследований, чтобы они могли реально практике критической части методологии. Хотя этот тип обучения первоначально дольше, то обучаются менее крутым, когда в проектных менеджеров и руководителей начать в соответствии с методологией, о "реальных" проектов. Обучение для участников проекта может быть менее подробно, уделяя особое внимание их роли в новой методологии. Он не нужно специально обучать их использовать все части методологии.

Осуществляет управление проектами пакеты

Хотя выбирая соответствующие пакеты важно, это более важным для успешной реализации этих пакетов. В этом разделе обсуждаются различия между управления проектами программное обеспечение, программное обеспечение управления процессом, и время бухгалтерскими программами, а затем рассматриваются различные методы для реализации этих пакетов. Он также рассматриваются преимущества и недостатки каждого подхода, и описываются процесс для успешного осуществления. Хотя существуют различные средства программного обеспечения на рынке сегодня, чтобы помочь руководителям проектов управлять их проектов, имеющих эти средства не руководитель проекта сделать. Руководители проектов должны выполнять еще девять базовых знаний по управлению проектами, изложенных в проекте института управления, международного управления проектами профессиональных объединений. Тем не менее, поскольку эти пакеты конечно может выполнять эти функции менее напряженной.

Виды упаковки

Проекта, связанные с управлением программных средств обычно подразделяются на три категории программного обеспечения, управления проектами, управления процессом программного обеспечения, и время бухгалтерскими программами. Управление проектами пакетов программного обеспечения, выполнять расписание, а также ограниченность проекта слежения. Они делают это путем предоставления руководителям проектов вступить проекта WBSs, назначать задачи - в зависимости, выделять ресурсы, назначать и усилий / оценки работы по каждой задаче. После этих основах вошли, инструмент вычисляет и отображает график проекта, зачастую графически, с помощью либо Гантт диаграммы или PERT / CPM (программа оценки и рассмотрения метода / метода критического пути) сетевых карт.

После первоначального проекта графики были созданы, средства позволяют руководителям проектов в базовых первоначальный график, и отслеживать прогресс проекта против этого графика. Поскольку некоторые из инструментов управления проектами лучше в такие слежения, чем другие организации должны взвесить, насколько важным является функция отслеживания их при анализе и выборе программного обеспечения. Оценка этой функции особенно важно, поскольку отслеживания имеет решающее значение для будущего планирования проектов. Низкий конец пакеты управления проектами MS - включить проект от Microsoft и SureTrak от Primavera. Низкий конец пакеты стоит примерно $ 500 и иметь достаточное графика функции, но, как правило, менее надежных элементов слежения. Усредненным управления проектами пакеты включают Планировщик проектов от Scitor и CA - SuperProject от "Компьютер ассошиэйтс". Усредненным пакеты обычно лучше графика - моделирование функций, более эффективно отслеживать и лучше результаты возможностей, но покупатель платит за это. Они варьируются в цене от $ 1000 до $ 2000. Элитные управления проектами Primavera пакеты включают планирование проекта, обычно называют С3. Высокий конец пакеты включают функции на середину диапазона продуктов, но и элементом более нескольких проектов обработки потенциала.

Вместо упором на проект планирования и отслеживания процесса управления пакетов позволяют руководителям проектов легче планировать свои проекты. Типичные процесса управления пакеты со стандартным, но настраиваемый, шаблоны для широкого круга информационных систем проектов. Однако, в отличие от шаблонов, которые поставляются с некоторых пакетов управления проектами, шаблоны предложить эти отношения зависимости между задачами, предположить тип навыков, необходимых для выполнения каждой задачи, и в целом также разнообразные методы оценки и показатели. Процесс управления пакеты включают процесс перехода от Computer Associates, которая включает процесс инженер.

Третий тип проекта, связанные с управлением программного время бухгалтерскими программами. Эти пакеты позволяют лиц и руководителей проектов взимать фактических часов назад с проектом задач. Они делают это путем создания в Интернете и печатный времени листы с перечнем каждого члена группы задач. Группа членом затем отслеживает часов расходуется на каждой задачи, и, как правило, даты, что каждая задача была запущена, а также дата, что каждая задача была завершена. Затем эта информация передается независимо от пакета управления проектами, используемых в организации. Хотя времени с бухгалтерскими программами один используется без интеграции в пакеты управления проектами, когда комплексный, он может значительно упростить иногда трудно отслеживания функций в области управления проектами пакетов.

Примером время учета пакетов TimeSheet специалистов из Timeslips.

Реализация пакетов

Конечно, это помогает руководителям проектов управлять своими проектами более эффективно, если они разорвать проектов вниз, в этапах деятельности и задач. Кроме того, пакет программного обеспечения осуществления, как правило, более эффективным, когда постепенно дюйма Однако, к сожалению, в их стремлении "получить текущую", организации часто пытаются осуществить слишком много изменений за один раз. Таким образом, организации, которые ранее не средств на всех может получить три или более. Принятие этих средств, а иногда даже мне thodology, plummets.

Для организации с нуля, начиная с проекта, связанные с управлением программных средств, следующих тем чрезвычайно может помочь в осуществлении:

§ Время учета пакетов. Эти пакеты должны быть введены во-первых, поскольку они влияют на большое количество людей. При использовании этих пакетов, каждый на Проектная группа для отслеживания своего времени, и она зачастую совершенно потрясла людей, которые никогда не имели, чтобы отслеживать время. Когда время системы учета осуществляется, то критик др., что люди понимают, что цель заключается не в полиции их работы. Скорее, цель - собрать точные данные о том, как в настоящее время проект находится, и для создания точной базы данных для оценки будущих проектов.

§ Управление проектом пакетов. Эта организация будет готов к стандартизации управления проектами пакет трех до шести месяцев после того, вводится учета времени пакета. Руководители проектов должны принимать участие в выборе этого стандарта. В противном случае осуществления средством будет сложнее, поскольку руководители считают, что они не были включены, или не понимают, с обоснованием выбора конкретного инструмента. Поскольку основная группа руководителей проектов поддержки выбранного инструмента позволяет компании включать их в экспериментальных испытаний ния этой системы, а в системе подготовки. Это также является основной пропагандистской группы для нового инструмента.

§ Процесс управления пакетами. В другом трех до шести месяцев после окончания проекта пакета управления вводится, руководители проектов будет готово продолжить усовершенствовать свои навыки управления проектами. Что несколько проектов, находящихся под их поясов с использованием учета времени и средств управления проектами, они смогут более полной интеграции новых инструментов управления процессом их в процесс планирования проекта. Если, однако, процесс инструменты управления вводятся слишком рано, руководители проектов, возможно, не хватает опыта реального проекта оценить преимущества довольно сложный процесс инструментов управления.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Успешные проекты имеют важнейшее значение для успешного не только руководители проектов, но и для всего IS департамента и даже компании. Выбор соответствующей методологии управления проектами и жизненных циклов, и оказание им поддержки с надлежащим программным средствам, могут помочь с неизмеримо успеха проекта.