Как управлять IT Outsourcing для достижения лучших результатов

Share

|

Аутсорсинг часто сравнивают с брака. Каждый имеет отношения, в которых обе стороны могут получить значительную пользу. Однако оба отношения неизбежны трения и конфликты. Ключ к успеху в обеих организациях для сторон учитывать интересы и желания других, и пытаться угодить друг друга, и для разрешения конфликтов в цивилизованном способом. В одно отличие заключается в том, что браки намерен продолжать "до смерти сделать нас частью", то всех внешних подрядов определили конечные даты, которая, конечно, может быть продлен.

Эта статья обсуждает планы и действия руководителей компьютерных операций, и другие, должны сделать работу внешних отношений плавно и с максимальной выгодой для клиента, а также для поставщиков услуг. Есть всегда трудности в этих отношениях - конфликты, трудности, недопонимание, и изменившихся обстоятельств. Такого рода трудности должен предвидеть и подходов, созданных для борьбы с ними успешно. Что тщательного планирования и управления, внешнего может быть источником экономии и других конкурентных преимуществ; Некоторые sloppily планирования и управления внешнего были бедствий.

Тенденции внешнего

Истман Kodak является пионером в начале на внешний передвижения. В 1989, Kodak контракт с комплексных систем Решения корпорации (МССН), IBM услуг филиала, сделать работу на компьютере, что Kodak была исполняющей на четырех своих объектов. Затем в 1994, Xerox подписан 10 - летний внешнего контракт на $ 4,1 млрд. для электронного обмена данными систем корп (EDS), чтобы выполнить основную часть своей работы компьютера. AMTRAK надеется сэкономить $ 100 миллионов на 10 лет от внешнего механизма.

Эти три примера хорошо известные движения как внешнего деловой стратегии. Было подсчитано, что 80 процентов работы информационных систем будет осуществляться по контрактам год 2000.

ЧТО, а не внешний

Аутсорсинг оказалась эффективной в достижении нескольких целей: сократить расходы, для получения наличных, сосредоточить внимания руководства по организации главных целей, воспользоваться возможностями внешнего опыта, а также способствовать расширению в мире. Функции подходит для внешних систем являются работы, необходимой для мониторинга внешнего поставщика системы, которая является частью конкурентного преимущества, и внешнего, что могло бы разоблачить основных собственности и конфиденциальной информации.

Советы для работы с подрядчиком

Есть определенные шаги, которые могут быть приняты в начале создания основы для совместной работы и конструктивно сотрудничать. Открытый ответственность за связи необходимы регулярные встречи полезны, и избежать недоразумений важно, но с механизмом разрешения споров является необходимым.

Дух партнерства

Аутсорсинг механизмы наиболее эффективны при наличии базового чувства доверия и сотрудничества между клиентом и поставщиком. Действительно, как должны работать для достижения общих целей, когда каждый выгоды по-своему. Обе стороны должны получить существенно от взаимоотношений. Однако, если конфликты доминировать в отношениях, адвокаты, вероятно, вмешиваться для защиты, что они видят, как их отдельные стороны человека, и первоначальной целью взаимной выгоды и выгоды не достигнуты.

Связь персонала

Один человек должен быть назначен как представитель главного связи для клиента при решении внешних поставщиков на постоянной основе. Связь люди должны иметь полномочия действовать для их работодателей и должен быть нормальный маршрут сообщения между клиентом и поставщиком, особенно для жалоб. Таким образом, связь человека должны быть осведомлены о технологии участие, быть дипломатом, но может быть твердой в мониторинге и требуя от надлежащего исполнения поставщиком. Сотрудник по связи также должно быть сомнений в лояльности интересы клиентов (многих технических систем могут видеть все будущие карьеры с аутсорсинговых фирмы), но вижу, что продавец законные интересы уважались.

В внешнего подрядчика следует предложить создать связь коллегой, и оба клиента и поставщика следует четко определить их связи представители "обязанности и практические действия.

В связи функции могут варьироваться в размерах и масштабы в зависимости от обстоятельств. Макдоннел-Дуглас в группу 15 по 25 работников управления ее отношения с комплексных систем Решения корпорации (МССН), IBM услуг филиала, с которым он имеет $ 3 billion внешнего контракта. Хьюз Электроника имеет штат из 50 для контроля за работой своего работодателя, компьютерным системам корпорации (НКК), в $ 1,5 billion внешних контрактов, охватывающих 7 лет, и с удовлетворением, как отношения работой.

Заседания

Дух совместной работы могут быть усилены в результате частых встреч между представителями клиента и поставщика по темам, представляющим интерес для любой из сторон или для обеих. После таких встреч на разовой основе или, возможно, регулярно, под руководством связи представители могут получить проблемы под контролем до того, как они вышли из стороны, и содействия пониманию народа по обеим сторонам об интересах и деятельности других сторон , поощряя тем самым дружественным и отношения сотрудничества и чувство участия, которые являются важными факторами, ведущими к успеху отношений.

Избежание Мисундерстандингс

Самый лучший способ избежать недоразумений является наличие договора четко описывающие работу и стандартов эффективности и ожидалось, и охватывающий все непредвиденные обстоятельства, которые рассматриваются как возможные произойти. Но даже с хорошо составлен договор, не будет событий, которые не предполагалось, или одна из сторон может толковать часть контракта означает нечто иное с другой стороны толкования.

Урегулирование конфликтов

Существуют три общие подходы к разрешению конфликтов, помимо судебного иска, в котором он рекомендовал бы избегать любой ценой. Они:

- А комитет по урегулированию конфликтов

- Касаясь вопроса высшего исполнительного уровнях

- Арбитраж или посредничество

Конфликт резолюции комитета, вероятно, следует под сопредседательством двух представителей по связи, добавил со специалистами исходя из характера вопроса, как того, являются ли они учета или технический вопрос.

Если комитет не может вынести этот вопрос на компромисс или другое решение, он может быть передан деятельности исполнительной лестнице, скажем на уровне вице-президента, затем до руководителей - разрешить. Этот процесс иногда может урегулировать вопрос быстро. Вместе с тем, он часто принимает ценные руководителей оторваться от своих основных функций, раз они будут принимать в исследования и обсуждения вопроса.

Принимая конфликта в арбитраж или посредничество намного превосходят суд. Использование установленной процессы Американской арбитражной ассоциации могут решить вопросы быстрее, дешевле и проще, чем иск, порождает меньше враждебности, и даже может быть сделано без защитников.

Управление переходом на внешний подряд

Обеспечение подробные планы

Залогом успешного перехода - это внимательно и тщательно разработан план перечисление всех событий, которые должны происходить и их сроках, в том числе оборудование передачи данных и программное обеспечение переводы, переводы людей, и кто (клиента и поставщика человек) собирается сделать что. Надеемся, что значительная часть процесса перехода была сформулирована в договоре; Но даже тем, имеются дополнительные сведения, сроки будут более конкретных, таких, как народные названия вместо рабочих названий, и фактические даты вместо времени.

В переходный период для людей с обеих сторон познакомиться друг с другом. Полное обсуждение и цепочек рекомендуется в этот период, чтобы попытаться установить рабочие отношения, которые помогут в дальнейшей эксплуатации контракта. В связи представители клиента и поставщика должны играть ведущую роль в координации разработки планов перехода, как они возьмут на главную роль в их реализации.

Запуск системы в параллельных

Запуск старой системы одновременно и параллельно с новой внешний подход - это лучший способ подтвердить действенность этого нового способа обработки системой. Иногда она может быть слишком дорого для запуска всей системы параллельно, и можно было бы достичь цели параллельной обработки, делая его частью, скажем сдачи через 1000 в общей сложности 10000 заказов, которые могут быть достаточно для проверки правильности на внешний процесс. Конечно, некоторым внешний работы для систем, которые являются новыми, и никогда не было сделано раньше, в этом случае никаких параллельных операций возможно.

Мониторинг и оценка Контрактора работа

Для клиента желаемых результатов необходимо, прежде всего, четко определить, какие известные факты будут признаны удовлетворительными, то, чтобы получить информацию о том, как фактические показатели сравниваются с установленными стандартами, и, наконец, мотивировать продавцов соответствовать или превышать определенных ожидаемых результатов.

Создание стандартов и управление ожиданиями

Все внешних контрактов должны не только определить, какие работы будут проводиться на внешнего поставщика, но какие результаты и каким образом они будут оцениваться. Для обработки, например, договор может определить срок от вклада в производство, максимально процент ошибок, которые были бы приемлемы, и их стоимость для клиента, если поставщик имеет определенный контроль этого. Для внешний помощи функции стандарта может указать максимальное время отклика, процент, который требует передачи второй техник, и отзывы от пользователей, поскольку их удовлетворение результатами.

Хотя эти показатели стандарты должны быть в договоре, как работа будет проводится, то могут возникнуть дополнительные факторы, которые необходимо учитывать и корректировки и уточнения, которые необходимо внести держать практических стандартов и нынешних. В уточнения необходимо провести переговоры между представителями связи и другими заинтересованными сторонами с согласованным новых условиях поставить в письменной форме подтвердить согласие и информировать всех заинтересованных о них. Поскольку контракты нередко проводятся на протяжении нескольких лет, меняющиеся потребности клиентов, как новых продуктов и новых рынков, и изменение условий поставщиков, таких, как новое оборудование или программное обеспечение, или места, часто создают необходимость в пересмотре ожидание результатов.

Отчеты об исполнении бюджета

Важно организовать некоторые доклад должен быть представлен регулярно по каждому особенностью деятельности стандартам, с тем, что внешнего поставщика результатов требованиям будет оцениваться. Регулярное и оперативное доклады должны осуществляться поставщиком товаров, для которых стандартом эффективности, был создан измерению или нет. Некоторые доклады будут побочные продукты других функций обработки данных, большинство будут поступать от поставщиков, но некоторые может исходить от клиентов, таких как сообщения от пользователей об их эффективности помощи. В связи представитель является логическим лицо, которое будет отвечать за координацию, сбор и распространение информации о результатах.

Некоторые аспекты договора не могут быть легко проверены докладов. Например, хранение конфиденциальной служебной информации - это вопрос, который может быть проверена только путем поддержания полного общения с людьми, тайно ищет возможных нарушений и дипломатически изучает все заметили, что вызывает подозрения.

Мотивации продавцов, чтобы они соответствовали

Если продавец платежи привязаны к результатах, что положение может стать главным мотивом для подрядчика для выполнения решений клиент хочет. Конечно, с продавцом обмен благ и рисков является достойным план, когда обстоятельства делают такой механизм практической. Он может сделать поставщик чувствовать себя как партнера, чем подрядчик, и что дух является желательным. Или в контракте может оговариваться финансовые санкции, когда поставщик не выполняет указанных стандартов, в целом желательно рода положения.

Настало время сделать условия для совместного использования выгод и рисков, когда контракт в настоящее время ведутся переговоры; Однако такой механизм может быть предметом переговоров в качестве поправки к первоначальному контракту, если обе стороны видно, что это их благо.

Или нет договор предусматривает поставщика выплат будет связан с ее критерии эффективности, крайне важно для отчета об исполнении бюджета результаты сообщаются регулярно и систематически клиента управления. Подрядчик должен поблагодарил за заседание или превышающими установленные нормы, и необходимо напомнить о ситуациях, когда результаты критерии не были соблюдены. Если быстродействие отнюдь не является удовлетворительной несколько раз и продавцом не были привлечены к ответственности, подрядчик не будет почве для достижения цели. Поэтому важно, чтобы поставщик знают, что клиент знает о недостатках и ожидает от них принять меры для исправления положения. Тщательный отчеты о недостаточности и копии напоминания уведомления важно сохранить, так что, если ситуация становится более широкой проблемы, исторические факты отражены в качестве эталона для дискуссии и переговоры по поводу корректирующих действий.

Клиент одним из преимуществ в его давления на подрядчика для выполнения требований. Вне службы фирм, предприятий причинам, стремятся угодить своим клиентам тем, что продление контракта может быть достигнуто. Поэтому просьба в целях повышения эффективности следует, как правило, встречался с уважением ответов или переговоры для решения этого вопроса. Если подрядчик серьезно и неоднократно недостатки в его соблюдении, в конечном итоге угроза расторгнуть договор, что является последним средством и нежелательным вывод для обеих сторон; Увольнения по враждебных обстоятельствах может нанести ущерб клиенту, а также поставщиков, поскольку они неизбежно приведут к дезорганизации и трудности перехода на работу обратно в дом или другому поставщику под неприятных обстоятельствах.

Как справиться работников при сокращении

Одна из самых трудных частей внешних и других видов сокращения является управление аспекты человеческих отношений с тем, что моральный дух и верность сохранились и, что наиболее работников сохранены. К сожалению, перевода работников или позволить им идти неизбежно штаммов чувства других служащих, а этот раздел показывает некоторые тактики, которые могут свести к минимуму негативные результаты сокращения и даже, иногда, покидать новой организации сильнее, чем было раньше.

Сокращение Методы

Сокращение - это основная часть, действительно одна из целей, почти всех внешних программ. Снижение является целью большинства внешних, и, что сокращение в первую очередь в плане меньше работников.

Но существует целый ряд способов, что сокращение может быть достигнуто без привлечения внешних подрядчиков. Одна из популярных в настоящее время подход реинжиниринга, в состав которого входят методично изучает оперативные процессы организации, анализируя виды и количество работников, необходимых для выполнения каждой функции, а также разработки более эффективных подходов для выполнения этих процессов. Еще один способ сокращения заключается в том, чтобы "повсеместно" сокращения, скажем 10 процентов от каждого департамента; Такой подход, который используется для удовлетворения поспешно бюджетного кризиса, обычно не рекомендуется, как это обычно делает сокращения в неверном мест.

В области обработки данных, многие компании смогли сократить персонал путем преобразования ЭВМ систем клиент / сервера, приняв ДЕЛО методы программирования, и других методов для достижения целей работы с меньшим числом работников.

Неизбежны, тревоги и обиды

Тревога является неизбежным результатом неопределенности. Когда ситуация возникает, что будут участвовать сообщили сотрудники уходят, или просил для рассмотрения занятости внешнего подряда услуг фирмы, это приводит к беспокойства тем, кто пострадал. Эти служащих источником существования ставится в подвешенном состоянии до тех пор, пока ситуация не будет решена, хотя источников своих доходов можно повысить в соответствии с новой процедурой. К сожалению, неопределенности и обиды, вызванные сокращением, как правило, также приводит к снижению морального духа сотрудников, которые остаются.

Есть несколько общих принципов рассмотрены ниже шаги для сведения к минимуму нарушения из сокращаемых, чтобы максимально моральный дух и лояльность оставшихся работников, и помочь сохранить работников клиент хочет.

Объясните процесс на первой же возможности

Время объявление о сокращении плана работников является трудное решение и, как правило, не является совершенным. Этот план должен быть объяснена до слухи все более широкое распространение. Он, безусловно, может быть разочарование для работника узнать, первым из плана сокращения из газет.

Хотя план должен быть обсужден заранее с ключевых сотрудников, которые нуждаются в консультации при подготовке структуры сокращением усилий на этапе планирования должны быть как можно короче, поскольку, раз этот план известен под верхней человек конфиденциально, утечки и слухи почти неизбежно последует.

"Боинг" объявил в 1993, что позволит снизить его трудовых почти 20 процентов в течение 1 ½ лет было получено без особой тревоги ее сотрудниками. Причина спокойствия признание, что "Боинг" добилась момент обнаружения по сравнению с предыдущим периодом, что объем продаж в аэрокосмической промышленности было на низком уровне, что и радикальные меры по исправлению было в порядке.

Объясните Открытые Бизнес Основания для изменения

Когда план сокращения объявлен, важные вопросы, чтобы подчеркнуть и разъяснить, являются деловые причины для изменения и справедливости черты плана для сотрудников.

Там было достаточно сокращением в последние годы он стал признанным фактом жизни для большинства людей. Стало признал, что в меняющейся интенсивности глобальной конкуренции компании зачастую вынуждены делать крупные сокращения затрат усилий для того, чтобы побить или остаться даже с конкурентами. Реальные причины принятия такого решения уменьшить персонал можно сократить понижательная тенденция прибыль для покрытия расходов известных уровней конкурентов, для получения наличности для нового важного предприятия, или какой-либо другой из многих возможных соображений. Эти деловые причины следует объяснить тем, что все заинтересованные осведомлены о силе и логичным необходимость сокращения плана. Следует уточнить, как сокращение программы сделают организацию более тем, что отход сотрудников поймет логики и разумности этих усилий и остальные сотрудники будут чувствовать себя в большей безопасности.

В справедливости этого плана структуры, как пояснил должна включать общие положения финансового пакета и карьеры помощь тем, что уйдет, и выгоды от работы на компьютерных услуг фирмы для тех сотрудников, которые могут быть предоставлены для работы с внешних поставщиков . Этот план может дать выбор некоторых работников, что несколько добровольных, таких как их решить, следует ли принять пакет выходных или передаче некоторых альтернативных позиций.

Все это открытое обсуждение деловых причин и справедливости не будет устранить некоторые горечи и снижение морального духа. Но сделано хорошо, оно должно сохранить эти недостатки к минимуму.

Получить помощь от людских ресурсов и юридический персонал

Когда Филадельфия Газеты, Inc планируется сокращение усилий в 1993, на основе перехода от ее главного клиента / сервера, профсоюзы угрожают ходить в. Сокращение программы пришлось отложить до тех пор, пока трудовой спор был урегулирован. Эта задержка указывает стоимость обеспечения адвокатов и консультаций юридических и человеческих отношений специалистов.

Людские ресурсы, сотрудники должны тесно участвовать в планировании сокращения шаги. Это их работа будет навыками обращения с работником вопросам отношений, особенно интенсивных эмоциональных чувств. Поэтому людских ресурсов "рекомендации и следует искать в с изложением плана. Однако, исполнение линии ответственности; Т.е. это руководителем роль сделать объявлений групп пострадавших и, в конечном итоге, чтобы объяснить, как каждого отдельного плана затрагивает его или ее.

Юридический персонал необходимо также провести консультации в разработке плана сокращения и разделения упаковок. Их рекомендации необходимы, чтобы в соответствии с пенсионной выплаты доходов Закон о безопасности (ERISA), Сводной Сводного бюджета примирении (COBRA), профсоюзных соглашений и других правовых требований.

Оценка отдельных работников лояльности

Решения, в отношении которых сотрудники остаться, и которые должны быть отпущены должны основываться в основном на свои навыки в связи с потребностями клиента. Но работника лояльности к работодателю также является важным фактором в этом решении, хотя нет никаких объективных критериев для оценки, что лояльность. В лучшем случае, лояльность можно судить по интуиции, но не может быть знаки, как кооперативного поведения, выражения горечи, и общее demeanor указанием принятии управленческих решений и планов.

Когда сокращение является частью какого-либо внешнего механизма, и некоторые из клиентов работников на работу поставщиков услуг, работников, которые являются более лояльными их компьютерные специальности, чем их нынешнего работодателя, возможно, предпочтут присоединиться к компьютерной службы фирмы, а не пребывания в организации, в которой компьютерных операций, не главная функция.

Но лояльность может быть обоюдоострым оружием. Некоторые работники, которые не могут быть наиболее квалифицированных мая видимости лояльности, зондирования серьезной конкуренции за выживание в ситуации сокращения. Их попытки пожалуйста, может быть признание, но следует забывать сбалансированной оценки работника стоит.

Поощрять стоимостью работников остаться

После того, как известно, от объявления или слух, что сокращение программы осуществляется, некоторые из работников лучше могут почувствовать это вовремя искать экологичных пастбищ. Сотрудники которых работодатель нуждается или хочет сохранить силу их квалификации и оценки лояльности, следует поощрять оставаться. Это может включать предоставление гарантии в отношении планов на будущее, возможно платное повышение из-за дополнительных обязанностей, премий или других финансовых стимулов. Такие гарантии особенно важны по причине общего негативного атмосферу, что является результатом сокращения, в том числе снизить моральный дух и чувство тревоги в связи с неопределенностей.

Проповедовать лояльность обоснование постоянно

Для тех сотрудников, которые будут сохранены, руководство должно постоянно быть разъяснения целей организации, поэтому имеются хорошие перспективы для достижения этих целей, и как отдельных работников вписываются в планы, и хотят помочь в достижении этих целей. Эти усилия необходимы для укрепления морального духа и компенсировать чувства горечи и обиды, что неизбежно между некоторыми сотрудниками, которые могут быть сохранены увидев многих своих сообщников отпуска, хотя они могут быть предоставлены щедрые отправления пакетов.

После сокращения, естественно, для остальных работников чувствуют себя в безопасности, стремясь, депрессии, и даже resentful. Открыть сообщений могут помочь. Он хорошо продолжить обсуждение месте сокращения в организации общих целей, а также запросить мнения работника и помочь в планировании работы, как лучше сделать под сокращение должности среды. Пусть работники вентиляционных свои чувства без recriminated для этого. Такое сообщение может стимулировать новый чувство доверия и ощущение ценности.

Предложение разумное выходное терминов

Это важно для связей с общественностью благополучия организации предоставить справедливое и великодушное поселения работников, которые просили или предлагается оставить. Такие поселения могут включать такие положения, как денежной суммы исходя из стажа, пенсии ранее сроки начала и профориентации и поддержки.

Денежные урегулирования предназначен главным образом для поддержки лицо, пока он или она может найти другую должность (хотя некоторые из них настоятельно опционов вместо наличных, чтобы бывшие сотрудник может участвовать в увеличение прибыли от сокращения). Ранее пенсии можно получить, добавив, скажем, 5 лет сотрудником фактического возраста, с тем чтобы дать ему или ей возможность достичь пенсию раньше, чем будет представлен иначе. В помощь вне обычно предоставляются консультанта, который определяет бывших работника в методах поиска новой должности, а также могут оказывать некоторые из резюме подготовки и телефон и услуги полезными для работы убежище.

Все эти разделения помощи инструментов поможет организации управления чувствовать и говорить правильно, что он делает все, что разумно может помочь тем, кто поставлены в сложное положение на сокращение программы, часто из-за не по своей собственной вине.

Попробуйте дать выбор между выгодные варианты. Для любой возможности, разумно построить в выходные механизм выбора для работников с тем, что работники считают, что есть добровольного элемента в план и что они не были вынуждены в одностороннем порядке в их новом статусе. Например, на сокращение программы на море - земельной службы, многие работники были предложены щедрые выходные пакет, но с учетом выбора оставшихся с компанией, которая будет пытаться, но не гарантируют, найти их более низком уровне с позиции компании, если пакет был отклонен. Что этот выбор, нет работников слева море - Земля без выходных пакета.

БЕЗОПАСНОСТИ

Данные в руках внешнего подряда службы может быть источником жизненной силы клиента организации. Поэтому важно для клиента управления убедитесь, что есть достаточная резервные копии текущих данных о том, что поставщик обладает. Это часто может быть достигнуто путем обеспечения от поставщика копии текущих данных, с тем, что операции можно было бы продолжить, если катастрофы, например, наводнения, землетрясения, пожара или - уничтожить клиента данные на место проведения внешнего службы. Если клиент использует резервные копии данных, что поставщик организовал, как с твердым, как железный Горные депозитария или Comdisco, то клиент должен периодически ревизию этих дополнительных экземпляров для проверки того, что они являются в настоящее время, полностью и надежно. Однако, даже если продавец вовсе сохранять дополнительные данные безопасности копию вне объекта, в соответствии собственной резервной копии, клиент находится в более выгодном положении прекратить поставщиков и возобновить свою собственную работу или использовать новый подрядчик. Резервная копия данных обсуждается здесь должны включать в себя копии текущего программного обеспечения, необходимый для запуска других данных.

В других крупных безопасности озабоченность вызывает подверженность собственности информацию через внешнего поставщика. Конечно, ограничения на использование основных деловых и технических данных должны быть изложены в договоре внешнего. Ли они или нет, то надлежит клиента для проверки надлежащего обращения с информацией в руках продавца, в результате наблюдений, обследования, и другие средства. Если договор не излагаются требования безопасности достаточно, они должны быть обсуждены и согласованы между клиентом и продавцом, с точки зрения ставится в письменном виде, по сути, в качестве дополнения к контракту.

Как расторгнуть договор

В условия контракта предстоит многое сделать с тем, как договор прекращается, и есть мая разных причин для прекращения договора, которые затрагивают как это должно быть сделано. Одним из главных факторов при принятии плавный переход к каким бы ни был новый порядок будет - подготовить тщательный план и график работы пунктов и мероприятия охватили. Наконец, как клиент и поставщик может хотел бы продлить контракт; , Но затем всегда есть изменения и усовершенствования сделать в течение предыдущих условий и особенностей.

Завершение контракта запланировано до конца из-за проблем или изменившихся обстоятельств не может быть сделано легко и быстро. Она отнимает время восстановить IS операций в дом или передачи работы другим договором поставщику услуг. Поэтому, если и при возникновении проблем или изменения условий, в целом лучше вести переговоры изменениями соответствующих договоренностей с продавцом, а не выбрать ближайшее отделение.

Причины Завершение

Есть много причин для прекращения внешних подрядов. Одной из причин может быть, что контракт период завершен (хотя, если механизм работает хорошо, обновление будет логический итог). Возможно, что клиент или поставщик стал недоволен по тем или иным причинам хочет в. Хорошая причина заключается в том, что другой продавец, возможно, при некоторых продвинутых tec hnology, предложило условия, которые могут спасти больше денег и специализированных пособий. Или, возможно, клиент потребности изменились с точки зрения продукт или территории, или приобретение или слияние было сделано, что привело к поставщику услуг, непригодными.

Планирование и график прекращения

Переход к созданию внешнего механизма требуется реклама множеством деталей, которые должны быть учтены; Тщательный план перечень оборудования, программного обеспечения и персонала, изменения должны быть внесены; И расписание событий в логическом порядке. Прекращение процесса требует аналогичный перечень оборудования, программного обеспечения и людей изменений и график событий, иметь место. График процесса может способствовать Гантт и PERT диаграммы, которые помогут определить необходимые меры, их последовательность, а также меры по итогам сохранить график русло.

В письменном или наметили график также помогает в координации шагов в службу подрядчика, который, конечно, должны согласиться с планом, и сотрудничать в целях сделать его успешным. Там должны быть некоторые правила о прекращении действия в контракте, но они никогда не достаточно для того, чтобы быть рабочим графиком в момент перехода. Надеемся, что договор будет установить истек срок для завершения процесса, что вполне достаточно, чтобы это плавный переход. Если не указан в договоре, цены на услуги в период прекращения должны быть согласованы в качестве одного из первых шагов.

А продлении контракта

Задолго до даты прекращения договора, то компьютерные услуги менеджера и др. Следует оценке некоторых других поставщиков могут выполнять работу лучше ли клиент стал считать, что она может сделать внешний работу более целесообразным в дом, или договор должен быть продлен. If the decision is to renew, then the client should analyze in what ways the arrangement could be improved and whether a more advantageous price could be obtained, and begin to negotiate a revised contract — hopefully to the benefit of both the service firm and the client . The new contract should also reflect the many circumstances that undoubtedly have changed since the original contract was written, such as new technology used by the vendor and new products, customer groups, or geographical territories for the client.

SOURCES OF GUIDANCE AND SUPPORT

The operation and managing of an outsourcing or other downsizing program are matters in which it is helpful to talk with others who have been or are managing similar plans for their organizations. Informal meetings with peers in other such organizations about common problems can be a source of ideas and a feeling of support. There is considerable literature on these subjects; one thorough and pertinent source is Winning the Outsourcing Game: Making the Best Deals and Making Them Work by Janet Butler (Auerbach Publications, 2000).

Many organizations do buy, for a fee, the advice of experts who have experience in managing outsourcing and downsizing programs. These sources include the Outsourcing Institute and a variety of consulting firms.

The Outsourcing Institute

The Outsourcing Institute Inc. (www.outsourcing.com) is a for-profit membership group to which both outsourcing users and vendors belong. Membership is free.

Consultants

Consultants, especially consulting arms of large public accounting firms, have been engaged to advise and counsel on whether and what to contract out, vendors to select, and how to negotiate and manage outsourced work. Firms like Anderson and PricewaterhouseCoopers provide such advisory assistance, though their fees range from $250 per hour to much higher.

The leading consulting associations can also refer inquiries to members, who can provide outsourcing vendor advisory serv ices. These include:

-   Institute of Management Consultants (IMC): www.imcusa.com

-   The Association of Management Consulting Firms (ACME): www.amcf.org

-   Independent Computer Consultants Association (ICCA): www.ica.org

Consultants’ capabilities can also be researched through the Internet via Management Consultant Network International, Inc. (MCNI), reached via

www.mcninet.com.

CASE EXAMPLE: SEA-LAND SERVICE

As reported in the November 1993 issue of Personnel Journal, Sea-Land Service, a major cargo-shipping company based in New Jersey, in 1989 determined that its modest profits were due to excess staffing that had developed over the years. To overcome its inefficiency, the company decided, after careful planning, to redefine all jobs by analyzing what functions and how many people were really necessary for operating the business. By comparing the skills and abilities of its employees with its analytically determined staff guidelines, from CEO on down, the company was able to reduce its employee number by 800, or 15 percent. The restructuring of its organization eliminated five levels in its organizational hierarchy. These downsizing changes enabled the company to reduce operating expenses by $300 million and increase revenues 30 percent to $3.3 billion and increase profits by 35 percent to $151 million. All this improvement took place during a period of intense competition in this global industry.

The plan was designed to be as fair as possible by giving employees reasonable choices, with those choices being voluntary. Employees whose new positions would be two or more levels lower, or who lived over 50 miles from work, were offered severance packages and outplacement services. Those who turned down the severance arrangement would be helped in relocating within the company, though doing so made them forfeit the severance benefits. In the end, no one was laid off without benefits.

RECOMMENDED COURSE OF ACTION

The following points are highlights of the actions a computer operations manager should take to oversee and manage the work of outsourcing service vendors:

-   Establish a relationship of cooperative partnership with the outsourcing vendor.

-   When obstacles and conflicts occur, resolve them rather than fight about them.

-   Even though there is trust and respect between client and vendor, monitor performance and demand results that were contracted.

-   Select and rely on a strong liaison representation to coordinate relations with the contracting services vendor.

-   Make careful and detailed plans for the steps to transfer the work to the outsourcing vendor and, at termination, to transfer the work to another vendor or in-house.

-   Make parallel runs, if possible, with each change.

-   Explain the downsizing reasons to employees — clearly, openly, and promptly — and reinforce those explanations regularly.

-   Keep current copies of computer data and software in-house.