Роль управления проектами в управление знаниями

Share

|

Управление знаниями (КМ) включает сбор, организация и распространение знаний, накопленных в течение определенного периода времени в целях улучшения и расширения компании конкурентное преимущество. Эти знания - это больше, чем просто факты и данные. Это информацией и опытом сбора и, применяемые для достижения общих целей компании.

Обследования на ИТ исследовательских компаний свидетельствуют о популярности KM. Например, опрос 500 специалистов в Делфи группа показала, что более 50 процентов респондентов начали осуществление KM, и более 80 процентов рассматривали его как важный вклад в их компании. Согласно Датакест инк, KM вырос с $ 2,7 billion рынка в 1997 до $ 5 billion, в год 2000. Некоторые преимущества были объяснить КМ и включают:

- Борьба с "серыми" ситуации с большей уверенностью - поощрение более тесного сотрудничества между сотрудниками - выявление наилучшей практики

- Повышение потенциала продукта и процесса нововведений - повышение квалификации существующих работников - минимизация негативного воздействия работника оборот - ответ рентабельно быстро меняющихся условиях

А KM проекта осуществляет управление знаниями дисциплин, инструменты и методы построения системы, достижения конкретных целей и задач. Задача, конечно, собирать, организовывать и распространять знания для достижения целей и задач, которые часто расплывчаты, как определение KM. Это может привести к ползучести и сферы над клиент хочет и, в конечном счете, сеять хаос на стоимость, качество, график работы.

Неопределенность вокруг KM, в целом, проявляется через обследование 100 ИТ в Informationweek. Сорок пять процентов респондентов заявили, что их управления ИТ не имеют четкого понимания КМ или не знали; 56 процент респондентов заявил о компании старшего руководства не знаю. Все это ведет к одной простой вывод: возможность управления знаниями проектов, закончившийся провалом велик.

Задача, таким образом, чтобы KM проекты будут завершены в срок, эффективной и эффективно. Управление проектами - это способ сделать это.

ПРОЕКТ УПРАВЛЕНИЯ

Управление проектами применяют концепции, инструменты и методы для завершения проектов в срок и в рамках бюджета при одновременном удовлетворении потребности клиента. Он требует реализации четырех основных процессов управления проектами:

1. Планирование - это решение заранее, что проект будет выполнить, определить точное шаги для ее решения, и определить, когда начала и окончания каждого этапа.

2. Организация использует ресурсы эффективно и результативно, а выполнение плана.

3. Контроль определяет, насколько хорошо план выполняется. 4. Ведущие является мотивации людей для достижения целей проекта.

KM делает прекрасным кандидатом для управления проектами, учитывая опыт других информационных технологий (ИТ) проектов. Большинство проектов неэффективными по ряду причин, включая:

- Дополнительные расширения сферы - отсутствие значимых графики - Miscommunications

- Плохо сотрудничеству

- Плохое понимание потребностей Нереалистичные оценки

- Нереалистичные планы

- Расплывчатые определения целей

Конечно, список можно продолжать до бесконечности. Суть в том, что КМ проекты главных кандидатов для применения управления проектами. В сочетании с результатами прошлого и неопределенности вокруг управления знаниями, управление проектами становится еще более важно для успеха проекта.

По планированию

Планирование включает выполнение этих важных шагов:

Подготовка заявление работы (СОУ)

- Развитие работы разбивка структуры (WBS)

- Оценка времени и расходов

- подготовка графиков

- Исполнительский управления рисками

Подготовка Заявление работы Также называется СОУ, этот документ представляет собой договор между руководителем проекта строительства КМ системы и ее получателя, или клиента. С точки зрения КМ, клиент зачастую в рамках сообщества пользователей и команды проекта идет в первую очередь от ИТ организации.

Учитывая неясности вокруг KM года СОУ делает здравый смысл и могут препятствовать множество недоразумений вокруг функциональности на KM системы и ответственности за выполнение конкретных задач. Хорошо написано, окончательное СОУ обеспечивает основу для реального планирования KM проекта. Типичным ИР состоит из элементов показано ниже:

Составные части Типичные СОУ

Элемент	Пример
Введение	Цель и сфера применения системы
	Ограничения (графика, бюджета, качества) затраты на разработку и реализацию
	КМ системы и ее дата завершения
Обязанности	Ответственность за захват и знания
	инструмент отбора
Потребности	Клиент предоставления вопрос экспертам
Результаты	Хранится, обучение, документацию
Подписях	Руководитель проекта, проект чемпионов,

Разработка Работа Распределение Структура Также называется WBS, работы разбивка структуры сверху вниз, общие для конкретных иерархический список компонентов на КМ системы и их соответствующих задач завершить. Эффективная WBS достигает уровня детализации, что позволяет развитие значимую графику, делает ценные оценки прогресса, и обеспечивает полноту задач. А эвристический заключается в том, что низкий уровень задач в WBS не может превышать 80 часов, чтобы завершить, или эквивалент двух недель работы на полный рабочий день.

Оценка Сроки и затраты Реальная ценность окончательного WBS является ее использование в оценке сроков и затрат на проект КМ. Она обеспечивает уровень детализации, что позволяет "rollups" на различных уровнях контроля и мониторинга.

В оценке времени должна предусматривать применение в трех точках смета. Этот подход может уменьшить резкого влияния экстремальных оптимизма и пессимизма, которые часто сопровождают оценками. Таким образом, в трех точках оценка снижает тенденцию к преувеличению. Наилучшим подходом для применения этого подхода оценки оказывает лицам, которые выполняют задачи, сделать оценки. Народ назначена, однако, зачастую не доступны, поэтому руководитель проекта должен сделать первоначальную смету. Независимо, три переменные для каждой задачи рассмотреть являются:

1. Наиболее пессимистично, что время, необходимое для выполнения задания в худшем условия

2. Наиболее оптимистично, что время, необходимое для выполнения задания в идеальных условиях

3. Наиболее вероятно, что время, необходимое для выполнения задания в обычных условиях

Все три переменные вставлять формулы для расчета ожидаемого времени: Время = Ожидаемые Большинство Пессимистический + 4 (Большинство Вероятное) + Большинство оптимистическому / 6 Пример: 144 часов + 4 (60 часов) + 50 / 6 = 72,33 м.

Ожидаемое время затем корректируется на проценты с учетом перерывов, отсутствия, и других непроизводственных раз, не связанных с выполнением задач:

Пример: 72,33 х 1,07 = 77,39 м.

После оценки, оценщика для каждой задачи преобразует изменения ожидаемое время в поток времени для разработки графики. Время обычно делится на восемь часов подразделения:

Пример: 77,39 / 8 = 9,7 м.

Со временем оценки, руководитель проекта можно рассчитать затраты, используя часов. Часто года обременены ставка используется для труда и косвенные издержки, которые могут быть добавлены к поставленной задаче.

Подготовка Списка в сочетании с СОУ, WBS, и оценки служат основой для развития конструктивных, комплексный график КМ проекта. В СОУ предусматривает обязательные сроки; В WBS дает перечень задач, для выполнения; И в смете предусмотрено время для выполнения каждой задачи.

График впервые разработана выявления зависимостей, или логической последовательности, среди задач, а затем применения потока времени для каждого из них. В конечном результате расчета четыре даты для каждой задачи:

1. Раннее начало, которое в ближайшее время, что задача может начать 2. Начало конца, которая является первой времени, что задача может закончить 3. Конец начала, которое позднее время, что задача может начать 4. Конец конца, что последний раз, когда задача может закончить

Указанные выше сроки являются важными, поскольку они не только указывают на гибкость для начала и завершения задачи, называется поплавком, но, в целом, определения критического пути. Критический путь в сети схема является длительный путь, после слева направо, и не допускает гибкость в графике. А слайд в важнейших пути, как следствие, привести к слайда в завершение проекта по времени.

Исполнительский Риск-менеджмент Поскольку KM проекты сталкиваются со многими переменными, управления рисками является абсолютно необходимым. Как и все проекты, некоторые риски, повышает вероятность возникновения и более высокий уровень отдачи, чем другие. Руководитель проекта, которое выполняет управления рисками, можно увеличить вероятность успеха проекта, определив необходимые меры, которые необходимо создать в ответ на определенные риски, влияющие стоимость, сроки и качество. Вот некоторые риски, что многие KM проекты могут столкнуться, и которые могут влиять стоимость, сроки и качество:

- Невозможность получить управление покупать - в

- Если связать КМ системы в общее стратегическое направление деятельности компании

- Невозможность получить сотрудников делиться знаниями - отсутствие детальных требований

- отсутствие интеграции между инструменты развития

Организация

После добрых планов необходима, но практически без использования инфраструктуры для их выполнения. Проект инфраструктуры состоит из многих элементов, таких как команды организации, матрица ответственности, руководство проектом, совещаний, и программного обеспечения.

Команда организация "Объединение группы людей, и призывая его команда недостаточно. Структура необходима для улавливания энергии и взаимодействия создать и направить в нужном направлении. Поскольку KM пока еще находится в зачаточном состоянии и требует участия многих специалистов, важно четко определить обязанности и отношения.

Ответственность Matrix В WBS и распределения ресурсов служат основой для построения матрицы ответственности. Матрица представляет собой таблицу, которая показывает взаимосвязь между работу и участников проекта. Преимущества матрицы в том, что она общается ответственности за выполнение конкретных задач и определяет уровень их участия. Руководители проектов могут избрать для разбора из матрицы, это означает, что лицо получает только та часть задачи, он или она несет ответственность за комплектование, или он может быть распространен на всей ее полноте каждому.

Руководство проекта Все о проекте необходим доступ к определенным данным чтобы завершить ее успешно. Если нет доступной информации, участники потребляют времени и энергии, рассматривая его и, как следствие, снижения их эффективности и действенности.

Один из способов обеспечить наличие необходимой информации для создания проекта вручную в электронной или печатной форме. Ниже приводится описание типичного проекта руководства.

Наброски о Типичные проекта Руководство

Введение

Об этом руководство Как сохранить его нынешний

План

Заявление работы Обязанности Списки

Документация стандартов

Изложение документации Flowcharting

Политика и процедуры

Companywide политики и процедур проекта политики и процедур

Служба поддержки функций и обязанностей Документация

Доклады

Формы

Контакты списки Глоссарий

Приложения

Заседания Для KM проект, есть три основных вида совещаний: контрольно-пропускной пункт обзора состояния рассмотрения и сотрудников. Checkpoint обзор совещания проводятся на крупной вехой точкой в графике, такие как захват знаний вопросу экспертов. Цель - определить, насколько хорошо проект вперед, что было и не искать, и в целесообразности проведения. Состояние обзора заседания проводятся регулярно. Целью является сбор и оценку статуса выполнения проекта стоимость, сроки и качество основе, таких, как совещания важной вехой дату в графике. В совещании персонала тоже регулярно проводятся с проектной группы и отдельных приглашенных. Цель - обсудить вопросы и обменяться информацией, такие, как технические трудности в создании системы KM.

Программное обеспечение Как проекта увеличивается в размерах, так и сложности в управлении он. Хорошее программное обеспечение может помочь решению сложности. Программное обеспечение может включать таблицы, текстового процессора программа или сложный пакет управления проектами, таких, как Microsoft Windows для проекта и проекта Primavera Planner. Важно отметить, что проект программы не гарантирует успеха, но и поможет добиться успеха. Независимо от типа или размера проекта, если руководитель проекта не знает, как использовать программное обеспечение или populates баз данных с фиктивных данных, то вероятность успеха резко падает. Программное обеспечение должны применяться таким образом, чтобы в максимальной степени окупаемости и минимизировать отходы.

Контроль

Независимо от тщательности план, осуществление контроля является абсолютно необходимым возбудить KM проект к успешному завершению. Контроль предполагает выполнение этих четырех основных действий:

1. Состояние сбора и оценки

2. Отслеживание и контроль

3. Планирование

4. Replanning

Статус Сбор и оценка Наличие плана в действие - это одно; Совершает эффективно и результативно - это совсем другое. Состояние сбора сбора данных о затратах, графика, и качество и то, что преобразование данных в информацию, то есть что-нибудь осмысленное. Эта информация затем используется для оценки прогресса на сегодняшний день visà по отношению к плану. Основные направления деятельности для оценки эффективности выявления и оценки дисперсии. Расхождение - разница между тем, что должно произойти до момент, а что на самом деле произошло. А негативные оценки, как правило, которое пропускает ключевым графика даты или целевых расходов; Положительную оценку заседание ключевым графика или затрат цели.

Для KM проектов, состояния и оценка критической. В неопределенность целей проекта требует соответствии руку на пульсе деятельности путем повышения два ключевых вопроса: где мы, и мы идем в правильном направлении? Отвечая на эти два вопроса будет уменьшить вероятность наличия безудержного роста проекта.

Отслеживание и контроль Хорошее состояние сбора и оценки требуют взглянуть на прошлое и предвидеть будущее. Отслеживание ищет в прошлом; Это то, что произошло. Мониторинг перспективных в будущем, используя прошлое. Оба отслеживания и мониторинга обеспечит связь между прошлым и будущим, чтобы понять, как хорошо проект развивается. Оба, тесно переплетены со статусом сбора и оценки очень важны для KM проектов, поскольку они помогают ответить на два главных вопроса: где мы были и где мы заголовком?

Хорошо планирования управления рисками требует хорошей планирования; Т.е. разработку способов ответить на конкретные сценарии. Планы предлагаем ряд преимуществ, в том числе отвечая на проактивную, а способ реагирования в данной ситуации, дальнейшего прогресса в соответствии с планом, и воспитание в группу членов уверенность в конечный успех проекта. Очевидно, не все сценарии могут быть определены заранее, и при определенных обстоятельствах, может потребовать следующей деятельности - replanning.

Replanning Иногда ничего нельзя сделать, кроме как replan проекта. Это требует разработки новой СОУ, WBS, сметы, графики и реорганизации. А жесткие бюджетные сокращения или технологических snafu может потребовать пересмотра всего. Лучший планирование в мире не приведет к лучшему. Replanning, однако, не должно происходить, если необходимо, так как он может мне большой потери инвестиций времени, денег и энергии. В проект движется вниз его жизненного цикла, потери стали больше.

Ведущая

В своей основной форме, является ведущей мотивации людей для достижения целей и задач проекта:

- обеспечение видения

- Общение

- ведение направлении

- Motivating

- Быть поддержки

- Формирование команды

Ведущие фактически происходит на протяжении всего жизненного цикла проекта. Необходимо в ходе планирования, организации и контроля.

Обеспечение Vision Без видения, КМ проекта в направлении катастрофы. Видение - это описание того, что будет в будущем. Это дает ощущение цели и направления. В ИР служит основой для создания концепции, поскольку она описывает окончательный результат этого проекта. Задача по разработке концепции и поддержанию людей сосредоточены на это особенно актуально для KM проектов. Управление знаниями в целом это понятие расплывчатое, и описание элементов, в системе KM может быть затруднен из-за меняющихся и многогранные технологии это связано и деловой среды, в которой она оказалась.

Общение Лучший видения и планов мало что значить, если никто не знает об их существовании, а также любые изменения к ним. Руководители проектов находятся на ступице в КМ проекта, что служит в качестве центра связи для проекта. Их использование инструментов, таких, как проект руководства и совещания по рассмотрению статуса, чтобы и расширения общения. Однако хорошие связи должен быть постоянным и широко распространена оказаться полезным.

На KM проекта, коммуникации абсолютно критическим. Участие многих специализированных дисциплин, а также представители различных организаций требуют, чтобы сообщения продолжается. В противном случае проект провал неизбежен, поскольку возможности для эксплуатации "в темноте" и ходить в разных направлениях возрастет. Каждый должен следовать той же концепции и плана.

Люди мотивации по проекту должны быть эмоционально привержен концепции проекта или они не будут оказывать существенный вклад. Он становится еще более важной, особенно в матрице условий, потому что руководитель проекта не имеет функционального контроля над народом. Проблема в мотивации усугубляется еще вопрос. Руководители проектов по KM проектов, следовательно, необходимо постоянно держать огня между членами группы.

Будучи Вспомогательные KM проекты требуют обширных координации при использовании инструментов и применения знаний. Эти проекты сталкиваются с множеством препятствий, которые могут помешать успеху проекта - получить трудно - для поиска программного обеспечения для политического вмешательства. Лидерство требует поддержки группы должен добиться успеха. Поскольку KM проекты характер длительный и сложный предприятий, руководители проектов должны облегчить выполнение.

Создание группы атмосфере Как сложности проектов увеличивается, так ли участие в число дисциплин и народа. KM проекты не являются исключением. Усилия необходимо не только собрать специалистов, но и поощрять приверженность к сотрудничеству в реализации видения. Проект группы авторов, и клиент должны работать вместе и собственности в рамках проекта результатов.

Км - это будущее

От чтения литературы ИТ, можно с уверенностью испуганный т, что заинтересованность в КМ будет возрастать. Все больше и больше компаний строят KM приложений, которые будут играть важную роль в их деятельности. Поскольку количество систем KM увеличение, так проблемы в осуществлении успешных проектов КМ. Как и другие проекты в области развития ИТ в прошлом, KM проектов даст отличные результаты, но и некоторые менее большие бедствия. Именно исходя из стремления добиться бывшего и не последним в том, что управление проектом будет играть важную роль в создании систем KM.