Использование управления проектами по созданию ИТ Помощь

Share

|

Информационные технологии (ИТ) организации под давлением действовать дешевле, но быстрее и лучше. В то же время, они должны отвечать целям компании или удовлетворять требованиям, приведенным в соглашений об уровне обслуживания пользователей, как использовать сложные информационные технологии (например, клиент / сервер инструменты) в уникальных условиях (например, виртуальное бюро).

Для удовлетворения этих требований, многие ИТ организациям создать помощи, в которой пользователи могут прямые запросы и проблемы, начиная от подготовки кадров для управления сетью. Многие из этих услуг становятся автоматизированные в ответ на потребности пользователей для быстрого, конструктивного ответа. Однако эффективной помощи более чем автоматический инструмент. Она требует полной инфраструктуры для его поддержки и предоставления этих услуг, которые не могут быть автоматизированы. Поэтому важно, чтобы построить помощи, что объединяет и координирует ее инструментов и услуг для удовлетворения потребностей.

Эта необходимость становится еще более важной, как рост отделы помощи будет увеличиваться постепенно. Некоторые помощи эксперты считают рынок помощи инструментов будет в четыре раза к концу этого века. Кроме того, на рынке внешнего помощи развития, как ожидается, возрастет в результате невозможности оказания услуг и содержать затраты на разработку.

Помощи определяется

А справочная служба, конечно, централизованной место, что люди могут направлять свои запросы и ответы для разрешения проблем. В зависимости от размера организации и роли в помощи, она требует применения программного обеспечения и инфраструктуры поддержки. Как правило, ИТ помощи адреса запросов и проблем, связанных с технологическим и деловых вопросах. А справочная служба использует автоматические и ручные подходы для обработки запросов и проблем.

Если справочная служба ИТ не удовлетворяет критериям скорости, надежности и услуг, не удастся. Чем больше организация для поддержки и расширения спектр услуг для обеспечения управления проектами делает необходимым для обеспечения помощи, что пользователям нужно будет обращаться и получать быстрые, надежные ответы.

Критерии проекта

Создание помощи отвечает всем критериям для того проекта. Он имеет фиксированную дату окончания завершения. Она имеет определенный конечный продукт (например, полностью оперативной помощи при конкретных услуг). Он требует последовательности задач, которые должны быть завершены, прежде чем становится оперативной. Наконец, он потребляет деньги, особенно для труда и средств.

В зависимости от масштабов этой помощи, общая стоимость разработки может варьироваться от нескольких тысяч до миллионов долларов.

Шесть функций управления проектом

Создание помощи - это проект, который требует заложить основы для ее успешного завершения. Это связано выполнении шести основных, базовых функций: ведущего, определения, планирования, организации, контроля и закрытия.

Ведущие является мотивирующим людей выполнять таким образом, который способствует заседании или превышающей проекта целям и задачам. Это единственная функция, которая происходит на протяжении всего жизненного цикла в помощи проекта. Это требует не только делать, что правильно, но делать их постоянно, с момента создания проекта до завершения. Ведущие также требуется в ходе выполнения всех других функций управления проектами.

Определение заключается в определении того, что справочная служба проекта должны выполнить. Она требует выявление общей цели (целей) проекта, конкретные цели, основные игроки и их обязанности, и каких-либо существенных ограничений.

Планирование разрабатывает пути достижения цели (целей) и задачи проекта. Это требует определить заранее, кто должен делать и когда.

Организация является создание инфраструктуры, что действенно и эффективно выполняет план по достижению целей проекта и целей. Идея заключается в максимизации производства ресурсов при минимальных инвестиций через коммуникации и координации.

Контроль является отслеживания (посмотреть на последние) и мониторинг (проектирование в будущем). Она требует, чтобы проект, является и будет достичь цели проекта (ов) и цели в соответствии с планом.

Закрытие завершает проект таким образом, чтобы минимизировать отходы и максимальные усилия, а также предоставлять уроки для будущих проектов.

Ведущая

Создание помощи уникальной требует руководителей проектов осуществлять руководство. Она включает широкий круг игроков: старшего и среднего звена компаний, руководителей, конечных пользователей, ИТ и технических экспертов, это лишь некоторые из них. Руководители проектов должны заинтересовать всех своих игроков в предоставлении информации, знаний, времени и усилий. Без этого руководства, принятии в помощи будет трудно и может привести к неспособности проекта, будь то расходы, график, или качество зрения.

Осуществление руководства о помощи проектов является еще более сложным в общей деловой среды, которая постоянно меняется, от рынков с организационными структурами. Кроме того, проекты помощи решать задачи высокой текучести кадров, нехватка людей с необходимыми техническими знаниями и непоколебимой заказчиков для хорошей, надежной службы. Эти обстоятельства задача руководства навыков даже самые лучшие руководители проектов.

Важно, чтобы руководители проекта помощи проектов для выполнения базовых навыков руководства.

Общение Регулярно Создание ИТ помощи требует участия большого числа людей с уникальными навыками. Зачастую эти люди работают самостоятельно и изоляции. Важно, чтобы руководители проектов обеспечения информационных потоков между всеми участниками, горизонтально и вертикально.

Объединиться поощрение тем, что многие люди на помощи проекта являются специалисты, которые работают независимо, ощущение членом группы трудно приобрести.

Руководители проектов должны работать на расширение взаимодействия с тем, что взаимодействие вырабатывается и направлены на достижение целей проекта. В противном случае, дух корпуса группы страдает и, соответственно, производства.

Содействие спектакля Члены группы работают над проектом помощи более чем вероятно, поддержку других проектов. Они могут оказаться сталкиваются противоречивые приоритеты. Такие конфликты могут вмешиваться в их производительности. Руководители проектов должны стремиться к урегулированию этих конфликтов и других препятствий для производительности.

Сохранение Сконцентрируйтесь на Vision Тенденция по помощи проектов, как и все проекты, в целом, заключается в том, чтобы отойти от видения. Сфера ползучести, например, являются обычным явлением в помощи проекта из-за тенденция к увеличению услуг, что помощи будет предоставлять. Руководители проектов держать все внимание на видение, а не к его расширению.

Определение

Для помощи проекта для начала успешно, важно знать его основные кто, что, когда, где, почему и как. Средством для достижения этого является заявление работы (СОУ).

В ИР - это документ, который фиксирует все, что информация на высоком уровне. Она закладывает основу для эффективного и результативного управления проектом, в течение всего его жизненного цикла. Она также служит прекрасным инструментом коммуникации между службами команде разработчиков и заказчиков.

В СОУ особенно полезна для помощи проектов. Клиент, ожидания, и результаты зачастую расплывчатые концепции и остаются illdefined. Просто проект в СОУ помогает более четко определить все три, что позволит избежать проблем в конце жизненного цикла проекта.

Наброски Заявление работы (СОУ)

Секция	Пример
Введение	Причины для помощи проекта и описание предлагаемых
	клиентам
Сфера	Конкретные услуги, которые помогут бюро и, возможно, не будет
	предоставить
Гол и	Минимальный уровень услуг, и представить свои приоритеты

Секция	Пример
цели
Предположения	Прогнозируемый уровень поддержки из внутренних функциональных
	управления и ожидания клиентов
Ресурсов	Необходимые навыки для выполнения задач проекта, такие
	также конкретные PC прикладного программирования, знание слово
	систем управления, и проблемы управления
Расписание	Основные этапы, в том числе дата завершения проекта
Бюджет	Общая стоимость проекта, нарушено этапа или осуществимых
Approvers	В подписавшихся в СОУ

После завершения СОУ, руководители проектов могут разработать проект объявление заявляет, что формирование проекта. Спонсор проекта подписывает меморандум, в котором сообщает о названии проекта, цели (целей), даты завершения и любой другой информации, которые считаются важными.

Проект заявления служит двум основным целям. Во-первых, она дает наглядности проекта. Во-вторых, он сообщает, что высшее руководство отстает проекта.

По планированию

После СОУ и объявления проекта приходит проект плана. Она предусматривает ряд мер.

Построение работы Распределение структуры (WBS)

Каждая нога в WBS могут различаться по глубине и содержанию. Желательно изучить каждый этап достаточно подробно, с тем, что прогресс в конечном итоге можно отследить значимо.

Некоторые общие вопросы включить в WBS для помощи проекта:

§ Применение развития и поддержания

§ Управление активами

§ Call / услуги управления

§ Эскалация критерии

§ Критерии оценки

§ Метрика

§ Проблема управления

§ Процедуры

§ Процессы

§ ресурсов

§ Безопасности

§ обслуживания потребностей

§ Системы управления

§ Инструменты

§ слежения и отчетности

§ Обучение

§ работаем

Назначение ресурсов После подготовки WBS, следующего действия для определения навыков, необходимых для завершения каждой задачи. Назначение навыков осуществляется на самом низком уровне с WBS; Самый низкий уровень называется работы пакета уровне. Именно на этом уровне, что отслеживать график выполнения сделано.

Руководители проектов, конечно, рассмотреть более мастерство для выполнения каждой задачи. Они должны смотреть на личности, подготовки, опыта и требований для завершения конкретной задачи. При назначении более чем одного человека на задание, они также должны назначить одного первичного лицо, которое будет нести ответственность за результаты. В конечном итоге, руководители проектов должны подготовить матрицу ответственности.

Ответственность Matrix

Задача	Смит	Джеймс	Вальдес	Ludlock
2.1.1.1 Определите режим	С	S		S
уведомления
2.1.1.2 Определение требований	С	S		S
уведомления
2.1.2.1 Capture "почему" данных		S	С
2.1.2.2 Capture ", которые" данных		S	С
2.1.2.3 Capture ", когда" данные		S	С
2.1.2.4 Capture ", что" данные		S	С
2.1.2.5 Capture ", где" данные		S	С
2.1.2.6 Capture ", как" данные		S	С

Примечание: С = Первичная ответственность; S = Поддержка ответственности.

В помощи проекта, два комплекта навыки имеют решающее значение для ИТ помощи добиться успеха: техническая и людей. Технические навыки, например, касаются создания приложений. Люди навыков, например, решения о том, как взаимодействовать с членами группы и клиентов. К сожалению, он попадает редко обоих навыков в одной личности. Однако обе имеют важнейшее значение для успешной реализации всех проектов в области ИТ в целом и особенно помощи них. Последние должны предоставлять технических экспертов в то же время служат для потребителя. Задания, поэтому необходимо тщательно взвесить потребности в обоих навыков.

Оценка Время Complete Каждая целевая Конвертировать Он и в потоках времени с ресурсами сейчас установленных на работу пакета, то рядом мер для оценки времени для завершения каждой задачи, и преобразовать номера потока времени. Смета будет важно рассчитать график сроков и издержек, а также эффективно использовать людей.

Надежный, но эффективный метод оценки - это три точки оценки техники. Она включает три определения оценок для выполнения задачи: наиболее пессимистические (время, необходимое для выполнения задания в худшем условия); Самые оптимистичные (время, необходимое для выполнения задания в наилучших условиях); И, скорее всего, (время, необходимое для завершения задачи в нормальных условиях). В результате ожидаемого времени. Ожидаемое время затем корректируется с учетом непроизводственных времени (например, перерывы), а затем преобразуется в поток времени.

Оценка времени и Flowtime

Большинство оптимистическому = 48 часов

Большинство Вероятное = 84 Часы Большинство Пессимистический = 124 часов

Ожидаемое время = [48 + 4 (84) + 200] / 6 = 97 часов (приблизительно)

Неприсоединения производственного времени = 10 процентов

97 X? 1,10 = 107 м. (около)

Преобразовать в flowtime, что 8 часов в день 107 / 8 = 13 дней (приблизительно)

Развивающиеся сети Схема Использование низком уровне задач в WBS, следующего действия для иллюстрации отношений между ними в сетевой диаграмме. Иными словами, сетевая диаграмма показывает зависимость между задачами, отражающие которых одна начинается и заканчивается первой, второй, и так далее. Сеть схема полезна для расчета даты для каждой задачи и, следовательно, и всего проекта в целом.

Схема сети

Сеть схема - это отличный инструмент для управления службами проектов. Проекты включать целый комплекс задач, которые как технической, так и деловой характер. Схема представляет собой план следить чтобы обоих задачи координируются и к моменту помощи открытой для клиента.

Расчет Даты начала и завершения для каждой целевой Что потока времени для каждой задачи и в зависимости выявлены, следующего действия для расчета две группы и останавливаться сроки по каждой задаче и, как следствие, весь проект: ранняя дата начала - это скорее время, чтобы начать задачи; скорейшего завершения дата ближайшее время для выполнения задания; позднего начала - это последний момент, чтобы начать задачи; и в конце закончить является последним времени для выполнения задания.

В начале и конце даты начала рассчитываются путем продвижения через сеть диаграмме слева направо, используя отношения между задачами и их поток времени. Несвоевременное начало и окончание сроки рассчитываются путем перехода справа налево в сети схему.

Оба комплекса даты имеют важное значение для определения критического пути. Задачи о критическом пути имеют сопоставления ранних и поздних начало и конец даты, указав тем самым возможность не допустить, чтобы эти задачи слайд. Если они затем сдвиньте завершении проекта

время невозможно без корректирующих мер. Другая особенность задачи о критическом пути является то, что они занимают самый длинный путь в диаграмме.

Сеть лучше работает схема управления подробности проекта. При определенных обстоятельствах, таких как отчетность с высшим руководством, более простой, легче понять график предпочтительнее.

Организация

Коммуникации и инфраструктуры являются двумя ключевыми элементами в организации помощи проекта. Как обеспечить, чтобы проект осуществляется в соответствии с планом эффективно и результативно.

Сообщение Этот элемент состоит из двух частей: документация и совещаний.

Документация предполагает развитие любого материала докажет, что полезно для управления проектом. Типовая документация включает формы (например, время сбора), отчеты (например, отчет), процедур (например, изменения контроля), и справочные материалы.

Часто эту документацию собираются, а затем подала в истории проекта файлы. Эти файлы в качестве хранилища информации об истории проекта, от начала до конца. Эта информация может оказаться полезной для анализа проблем и изучения опыта.

Заседания трех основных типов: контрольно-пропускной пункт обзора состояния рассмотрения и сотрудников.

А контрольно-пропускной пункт обзора заседание состоится после завершения крупной вехой (например, завершение этапа). Его цель - ознакомиться с опытом до определенного момента и решить, следует ли приступить.

А статус обзор совещания проводятся на регулярной основе определять прогресс в отношении проекта плана, с точки зрения затрат, графика, и качество зрения. Желательно собрать статуса до заседания, чтобы пользователи могли обсуждать вопросы грамотно.

А сотрудники совещания также проводятся регулярно. Его целью является обмен информацией и опытом. Часто, сотрудников и статус обзор заседания проводятся вместе, в той же сессии сократить число заседаний и время, проведенное в них. Инфраструктура Этот элемент касается применения ресурсов, таким образом, чтобы обеспечить максимальный производства. Один подход заключается в создании проекта организации, которая находит отражение в организационной структуре. Организационная структура должна обеспечивать структуры отчетности и уточнить функции и обязанности. Эта организация должна включать основные принципы управления, такие как промежуток контролем, единство руководства, и ответственности.

Другой подход заключается в том, чтобы опубликовать матрицы ответственности, как обсуждалось ранее. Матрица помогает прояснить обязанностей и степень участия. Публикация порождает обязательство, поскольку он дает видимость.

Еще один эффективный подход заключается в создании проекта офиса. В зависимости от размеров проекта, конечно, проект офиса - это место для проведения заседаний, хранения документации, и отображения информации. Хороший способ отображения информации является создание видимости стены или даже комната для отображения планов, архитектуры, и других ключевых информации по проекту. Стена или комнату затем проектного офиса в эффективной коммуникации, а также административный центр.

Члены группы и клиентам помощи проектов найдут видимости стену или комнату полезным. Что участков или диаграмм на дисплее, они могут увидеть общую структуру бюро помощи центра, его услуги, его процедур, а также влияние на бизнес.

Контроль

Лишь в редких случаях проекта доходов в соответствии с планом в течение всего его жизненного цикла. Часто отклонения от плана будут происходить либо от стоимости, график, или качество зрения. Сохранение руку на пульсе проекта, следовательно, имеет решающее значение для обеспечения соблюдения планов. Это требует выполнения следующих четырех действий.

Сбор данных Состояние Это действие будет происходить только до или во время совещания по рассмотрению статуса. Данные должны исходить от людей, отвечающих за их соответствующих задач.

Оценка эффективности После сбора и обобщения данных о состоянии, определить, является ли разница или отклонение от плана произошло и критичности. Разница будет исходить от одного или более трех направлениях: стоимость, сроки, и качество. По стоимости и графика, управление проектами программное обеспечение может помочь определить влияние на отклонение.

Принимая корректирующих действий Если разница появляется, то следующий действий решать, принимать корректирующие меры. Планируемые меры могут повлечь за собой сверхурочную работу, чтобы вернуться по графику или осуществляет полный replanning усилия для помощи проекту.

Управление Изменения Что передвижения, выходит старая говоря, происходит изменение. Проект среды постоянно движется и изменяется. Руководители проектов должны иметь дело с грамотно эти изменения; В противном случае они будут постоянно бороться с пожарами. Поэтому важно, для руководителей проектов по созданию инфраструктуры для сбора, приоритеты, оценивать и распоряжаться изменения. Эта мера связана выходящие за использованием управления конфигурацией программного обеспечения. Кроме того, рассматриваются организационные и поведенческие изменения, что-то помощи проектов должны постоянно сочетать с их планом развития.

Закрытие

Все проекты конце по многим причинам. Они могут длиться так долго, что они теряют свою значимость для потребителя. Они могут потерять их финансирования. Возможно, они достигли своей цели (целей). Какими бы ни были причины, важно, чтобы закрыть как можно эффективнее, оставаясь эффективным до самого конца. Это также означает изучение эффективности тем, что история или нет повторяется на подобных проектов в будущем.

При закрытии проекта, поэтому важно производить несколько действий.

Перенос данных в информационных течение проекта, если хорошо организованы, он будет накапливать данные. Эти данные должны быть преобразованы в информацию. Эта информация является полезной для отслеживания эффективности и определить, что сделал, и не выходят далеко. Имея эту информацию, руководители проектов могут определять общий успех или провал проекта. Он также позволяет подготовке уроков.

Подготовка уроки Этот документ отражает основные опыт проектной группы с тем, чтобы будущие проекты могут использовать, что делать и не делать. Уроки должны охватывать деловых и технических вопросов.

Освобождение народа Хотя соответствии перечень людей обрабатывать непредвиденные обеспечивает уровень комфорта, она является более эффективной сохранить только необходимые лица для завершения оставшихся задач. Поскольку слишком много непроизводственных человек добавляет ненужные расходы и снижает производительность труда людей, оставшихся работ. Она также предотвращает людей от работы по другим проектам, которые могли бы использовать свои навыки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Создание ИТ помощи когда-то видели в тупик маршрут для специалистов в области ИТ. Сегодня, наоборот, является распространенной точки зрения. А справочная служба выступает в качестве информационного узла для ответов на вопросы и решения проблем, которые имеют деловые и технический характер. Поэтому необходимо, что помощи результатов проекта в организации, что обеспечивает своевременное, значимые услуги для своих клиентов. Управление проектом - это средство обеспечить, чтобы ни происходило.