Как разработать эффективные по управлению проектами

Share

|

Организация создания или развития офиса управления проектом (ОУП) должны обязательно рассмотреть ряд аспектов и функций, таких, как те, которые обсуждались в этом руководстве. Во многих случаях организации unsystematically бороться с процесса проектирования. Данная статья предлагает, чтобы группы создания ОУП может ярлык процесс создания ОУП, который будет соответствовать требованиям и приоритеты своих организаций, путем систематической оценки размеров, перечисленных в настоящем и принятия вариантов, которые наилучшим образом отвечают их потребностям.

Как переход к "управлению по проектам" становится более популярной и в организации, есть также перейти к ПМ создана для поддержки управления проектами. Роль этих ПМ разнообразен и разнообразны, но обычно включает в себя установление стандартов и методологии управления проектами. Часто эта роль расширен за счет включения аспектов проекта, управление людскими ресурсами, а иногда и включить ответственность за исполнение проектов.

Столкнувшись с задачей создания проекта, должность, ответственность исполнительной или группы должны определить роли и обязанности бюро. Некоторые авторы выявили несколько типов проектных бюро проектирования таких, как ОУП как хранилище знаний по управлению проектами, или проектного офиса в качестве функциональных групп, ответственных за управление проектами. Однако эти модели слишком разнообразие конструкций, которые являются возможными. Эта статья утверждает, что существует почти безграничный спектр возможных замыслов.

Система представлена для разработки проекта офиса, который отвечает потребностям организации. Ряд ключевых аспектов и функций, которые следует рассматривать определены. Они подразделяются на: организационные факторы; Людских ресурсов обязанностей; Ответственность за установление стандартов управления проектами; Исполнение проекта обязанностей; И стратегических функций. Эти размеры и обязанности рассматриваются с точки зрения выбора, которые имеются, и причин для принятия особого дизайна. Это руководство придерживается мнения, что нет ни одного идеального дизайна для ПМ и созданию ОУП в рамках организации должны (и будут) изменяться с течением времени, как организационные требования и изменения приоритетов и организации проекта зрелости и компетентности изменения .

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФАКТОРЫ

Отправной точкой в создании и разработке офиса управления проектом является создание организационной роли и полномочий данной должности. Некоторые из этих организационных факторов может быть санкционировано исполнительной или группе создания отделения, но часто они уточнены как ОУП развивается. Эти факторы имеют важнейшее значение для

ролей и обязанностей в ОУП. Ниже приводятся некоторые из основных факторов, дизайн, подлежащих рассмотрению в создании и разработке ОУП.

Порядок отчетности

В взаимоотношений в ОУП является важным фактором в создании мощи и потенциальной роли в ОУП. Различные механизмы отчетности возможно. А ОУП может быть создан как независимая группа непосредственно президента или исполнительного комитета. Это потенциально дает должность со значительным власть и независимость. Напротив, ОУП могу сообщить исполнительной рамках функционального отдела. Это обеспечивает меньшую степень независимости, но по-прежнему могут предоставить группе значительными возможностями. Отчетности может быть на более низких уровнях; , Но в этих случаях роль ОУП в целом становится все более ограничивается конкретным областям организации операций.

В дополнение к внешней отчетности, существует целый ряд возможных механизмов внутренней отчетности, которые могут повлиять роли в ОУП. Например, в географически удаленными организациями, существуют преимущества в создании отдельного ПМ. Эти ПМ могут сообщать месте, но связанных с другими ПМ или доклад центрального ОУП. Матрица отчетности также общего.

Организационные Позиционирование

ПМ может быть установлен в качестве автономных групп или может быть частью функциональной группы, такие, как информационные технологии (ИТ) или операций. Как правило, ОУП будет расположен в функциональные группы с основным собственности на проекты. Например, в финансовых учреждениях, которые сильно зависят от информационных технологий и ее развитие, ПМ часто расположены в области ИТ. Это благо добиться ОУП близко к исполнению проектов районах; Однако, это может иметь и негативные, когда ПМ считается слишком сильно влияют на функциональные группы, в которой он находится. Расширение механизма отчетности на межфункциональные руководящий комитет может преодолеть эту озабоченность.

Проекты в Сфера

Существует широкий разброс в рамки проектов, по которым ОУП может нести ответственность. ОУП обязанности может включать в себя все проекты, осуществляемые организацией; Все проекты, в частности, функциональных групп, таких, как ИТ; Или проектов определенного типа. В сферу ответственности должны быть тесно увязаны с потребностями организации. Как правило, когда ПМ сначала созданы, объем ограничен в рамках организации. Зачастую это часть "доказать себе" стратегии организации оценки стоимости структурированного подхода к управлению проектами. ПМ могут быть созданы для прогресса частности организационных приоритетов. Например, многие организации создали ПМ для контроля и реализации специальных проектов. Кроме того, ПМ были созданы для поддержки организационных преобразований проекты или содействовать организации закупок. Проекты в сферу, как правило, со временем меняться, чтобы отразить изменение организационной стратегии, а также организационной зрелости управления проектами.

Собственности ресурсов

А ОУП может функционировать в качестве независимой группы, уполномоченного осуществлять контроль и влияние проектов, но без прямого контроля проектов. В этих случаях, ОУП могут быть весьма малы по размеру. Напротив, ОУП может "собственных" сотрудников, которые осуществляют проекты. Это может быть только владея организации руководители проектов, но может продлить мере владеть организации общего объема проектных ресурсов. Все эти модели были приняты. Выбор зависит от ожидаемой степени прямого участия в проектах.

А постоянное или временное отделение

А ОУП может быть создана либо в качестве временного или постоянного офиса. А временное отделение может быть создан, чтобы управлять группой проектов. Например, ряд организаций, в ПМ к результатам их Года 2000 инициативы. Другие примеры включают управление приобретение или управление крупных организационных преобразований проекта. Мотивация для временного отделения, чтобы поддержать ряд проектов в установленные сроки. А постоянное отделение подходит для организации поддержки проектов на постоянной основе.

Хотя организация может сначала принять временные модели, стоимость продемонстрировали и создана инфраструктура часто приводят к ОУП уделяется расширенными полномочиями и продолжение мандата.

Размер и бюджета

В дополнение к прямой собственности на проект ресурсов, бюджета и кадровых ресурсов основных организационных факторов, которые необходимо решать. Очевидно, что персонал и бюджет необходимо увеличить как функции и возможности в ОУП являются расширен.

Людских ресурсов обязанностей

А ОУП может иметь широкий круг людских ресурсов, связанных с обязанностями. Эти функции может варьироваться от не несет ответственности за людские ресурсы в роль, когда ОУП приобретает широкий круг функций людских ресурсов для реализации проекта ресурсов. Эти широкие функции может происходить как в том случае, когда ресурсы проекта доклада непосредственно на ОУП и в тех случаях, когда ресурсы доклад самостоятельно различных функциональных групп. Потенциал людских ресурсов обязанностей в ОУП относятся следующие.

Набор и отбор

А ОУП может нести ответственность за подбора и отбора персонала проекта. Это может быть ограничен узкой группы позиций, таких, как руководители проектов или оно может включать широкий круг проектных ресурсов. Набор и отбор персонала дает возможность оказывать существенное влияние на проект управления культуры организации, чтобы навыков согласования с проектами в масштабах, а для быстрого развития навыки управления проектами.

Обучение и сертификация

ПМ может взять на себя функцию обеспечения управления проектами обучение сотрудников организации. Они мА и сделать это путем предоставления такой подготовки, или они могут способствовать этому с помощью внешних поставщиков. В этих случаях роли обычно включают отбор поставщиков. Ответственность может также включать сертификации проектных менеджеров.

А ОУП может установить минимальные стандарты, которые сотрудники должны достичь отбираемых или поощрять в качестве руководителей проектов, или управления проектами аккредитации путь в организации. Например, организация может согласиться, что лишь извне, аккредитованных руководителей проектов будут создаваться в качестве руководителей проектов. Обучение и сертификация представить ОУП с возможность развивать и поощрять навыки управления проектами.

Экспертиза и поощрению

Оценка руководителей проектов часто дает проблемы, которые не представлены в традиционной иерархической организации. Руководители проектов зачастую перемещаются между проектами и, соответственно, различных спонсоров и менеджеров. Это затрудняет для последовательности и полноты оценки. А ОУП может играть центральную роль в оценке процесса путем предоставления соответствующих шаблонов и руководящих принципов и действуя в качестве координационного центра для получения и объединить аттестации из различных менеджеров. Эта роль может быть расширена, ответственных за изготовление или рекламных рекомендаций. Необходимость этих функций возрастает, как перемещение руководителей проектов через различные проекты увеличения.

Предоставление ресурсов для проектов

А роль, которую может заполнить ПМ заключается в координации выделения ресурсов для проектов. Это может быть ограничено выделение руководителей проектов, но может распространяться на весь предоставления проектных групп. Как размерами организации и ее ресурсов в проекте увеличивается, возрастает необходимость систематического использования ресурсов. Это включает как управление доступностью и компетенции. Например, в большом ИТ группы, где могут быть сотни работников различных набор навыков, важно знать, когда сотрудники, и те навыки, персонал, с тем чтобы обеспечить наиболее эффективное использование ресурсов. Это облегчает согласование ресурсов и потребностей и минимизации простоя ресурсов. А роль, которую предоставили ПМ является поддержание проекта ресурсов хранилища и использовать это для управления распределение проектных ресурсов. В пула ресурсов с сотни или даже тысячи ресурсов, это становится крупное предприятие. Даже в небольшой группы ресурсов, неопределенность, связанная с исполнением проектов и приоритетов в организации, может сделать это сложная задача.

Время записи

А ОУП может нести ответственность за управление момент регистрации системы. Эта роль может включать выбор времени регистрации средства отслеживания и затраченного времени. Это может также включать в себя анализ использования персонала или времени на счет клиента, от использования бюджета и т.д. Эти функции наиболее актуальны в крупных организациях и организациях, где персонал времени счета в департаменте служат.

Планирование карьеры

А ОУП может играть роль поддержки планирования карьеры в организации проектных ресурсов. Эта роль может быть связана с другими людскими ресурсами функции, такие, как вербовки, обучения, сертификации, оценки и распределения ресурсов. А ОУП, мониторинга и управления этих факторов может играть важную роль в планировании карьеры - как от организации и индивидуальные точки зрения. Это имеет значение, как в поддержку индивидуального роста и в создании организационного потенциала.

По управлению персоналом

Управление кадрами, таких, как управление праздник графики и отпуска по болезни, управляющей окладов и бонусов и т.д., может быть роль которого ОУП отвечает. Основания для проведения ОУП выполнять эти функции включают освобождение проектов и программ менеджеров из этих повседневных обязанностей лучше сосредоточить свои усилия на исполнение проекта.

Внешний поставщик управления

ПМ часто подвергается различным внешним поставщикам из-за центральную роль они играют в различные проекты. Они могут включать в себя набор учреждений, поставщиков услуг, оборудования и программного обеспечения, поставщиков, консультантов по вопросам управления и т.п. воздействия, что несколько из этих взаимодействий могут разместить ПМ в таком положении, когда они наиболее способны управлять отношения с этими поставщиками.

Консультирование и наставничество

А ОУП может предоставить либо формальные или неформальные консультации и обучение для проекта ресурсов. Эта функция может быть особенно полезна для поддержки нового проекта, управления персоналом, например, когда организация создает управление проектами или новых сотрудников на работу.

Ответственность за установление стандартов управления проектами

Создание стандартов по управлению проектами является общей роли ПМ. Этот набор функций обеспечивает возможность для ОУП влиять как организация осуществляет проекты. Эти функции помогут установить организационной инфраструктуры для проектов. Это может оказывать как прямое, так и косвенное влияние на проекты.

Настройка методологии управления проектами

Эту роль можно включить один или оба, определение стандартов исполнения проектов и определение жизненного цикла проекта стандартов. Бывший касается настройки параметров для таких, как документация, отчетность, регистрация компромиссов, вопрос управления и т.д. Последнее касается определения, как правило, на высоком уровне, последовательности мероприятий проекта пройдут (например, сбор требований, проектирование, создание прототипа, подписать производства, создания, тестирования и внедрения в).

Определение методологии, которые будут использоваться проектов является мощным фактором в определении, как организация осуществляет свои проекты. Поэтому зачастую является ключевым ответственности, возлагаемой на ПМ, когда организация ожидает ОУП оказывать серьезное влияние на повышение его исполнения проектов.

Обеспечение Шаблоны

Эта ответственность за ссылки по настройке методологий. Предоставляя шаблоны для проектной деятельности, таких, как чартерные, состояние отчетности, оценке рисков, бюджетирования, вопросов, и после осуществления обзоров, создания ОУП может оказать самое прямое влияние на проекты, как управление. Шаблоны могут обеспечить очень четкое руководство о том, какие процессы должны быть соблюдены. Это позволяет организации, которая является новой для управления проектами, чтобы быстро поставить стандартных процессов на месте.

Предоставление средств управления проектами

Предоставление средств имеет как прямое, так и косвенное воздействие, как управление проектами. Средства могут варьироваться от шаблонов (см. выше), "готовые" проекта программного обеспечения для управления проектами настроить инструменты.

Предоставление Репозитарии

Еще одна потенциальная ответственность за ОУП является создание и поддержание проекта хранилища. Они могут включать общие компьютерные каталоги для хранения проектной документации таких, как доклады и бюджеты; Каталоги для сохранения всех проектной документации; И централизованного источника "наилучшей практики" проекта процесса и результатов. А последние тенденции в этой области является создание веб или интранет сайтах.

Исполнение проекта ответственности

Ответственность за исполнение проекта или доставки тесно связаны с владением ресурсами. А ПМ что "владеет ресурсами", как правило, руководители проектов или проектной группы ресурсов, в целом приобретает большую часть ответственности за доставку проектов. А ПМ, что несет ответственность за исполнение проекта потребуется опыт в диапазоне управления проектами областей знаний и процессы управления проектами. Многие ПМ нет прямой ответственности. Их обязанности более косвенные, сосредоточены на поддержке и управлению проектом создания потенциала влияния. Однако даже в этих случаях, ПМ, как правило, будет отвечать за некоторые ключевые процессы.

Риск и проблемы управления

А ОУП может быть всеобъемлющего управления рисками роль. Это может варьироваться от установления стандарта на процессы управления рисками действительно содействие или проведение проект управления рисками. Причины сделать это ПМ, а не проект, ответственность может включать представляя независимость, представляя более перекрестного ввода проекта, и создание специальных знаний.

Проблема управления, как управление рисками, ответственность может быть переброшена в ОУП из проекта. Причины этого аналогичны тем, для перехода управления рисками.

Влияние и управление изменениями

Ответственность для оценки воздействия проектов на их заинтересованных сторон - заказчиков, сотрудников и акционеров могут быть оказаны ОУП. А ОУП в качестве основы для деятельности по проекту может быть в хорошем состоянии быть в состоянии понимать последствий проектов, как друг на друга и на субъектов. Например, ПМ сможет обзор воздействия отдельных инициатив работников по причине своей точки. Отдельные проекты могут не иметь того же возможности для оценки этих последствий. Точно так же, анализа и понимания организационных изменений, проектов причиной может быть ответственность особенно подходит к ПМ. Возможности для ОУП иметь полезную роль в управлении воздействия и изменения, как повышение организации и размер портфеля проектов расти.

Сообщение

Воздействие на ОУП многочисленных проектов помещает его в хорошем состоянии так управлять связь между проектами и между проектами и другими подразделениями организации. Эта роль может распространяться на предоставление исполнительной власти информацию о проектах для исполнительной группы. Сообщение может быть посредниками либо прямой связи таких, как путем предоставления бюллетеней и презентаций, или косвенно, обеспечивая доступ к проектам хранилищ, таких, как общие каталоги или интранет сайтах. Эти функции становятся все более важными для крупных организаций или организаций с большим количеством проектов. В этих случаях, ПМ обладает потенциалом для обеспечения кратко и целенаправленный обзор проектов.

Аудит проекта

Основная потенциальная роль для ПМ аудита является применение стандартов по управлению проектами. Это может быть сделано для всех проектов или могут сконцентрировать внимание на конкретных "большое значение" проектов. Это может быть сделано путем формальной оценки или может быть постоянный надзор в ОУП. Некоторые организации используют их регулярного внутреннего аудита процессов, а другие выбирают их ПМ из-за проекта управленческого опыта, что эти группы могут иметь.

Упор на основные или специальные проекты

Один из вариантов на роль в ОУП в исполнение проекта, дает один ОУП исполнения обязанности по отдельной группе проектов. Сюда можно отнести крупных проектов, проектов, требующих особого внимания, таких, как политически чувствительных проектов или групп проектов.

Обязанностей по бизнес-стратегии

В организации таких как сообщения и финансовом секторах, которые имеют непрерывный крупных инвестиций в технологии, и другие, где связанные с проектом расходы поглощают значительную часть бюджета усмотрению, ПМ идеально расположен принять на расширенном стратегическую роль.

Эта центральная роль, а также воздействия жизненного цикла нескольких проектов от начала и планирования до исполнения и закрытия места ПМ обладает уникальной возможностью занять крупную стратегическую роль в организациях. Стратегическая ответственность на ОУП может включать следующее.

Сбор инициативы

А ОУП могут выступать в качестве центральной точки для сбора предложений инициативу. Эта роль может включать в себя шаблоны и руководящие принципы для оказания помощи представления этих предложений.

Оценка проекта

ПМ может быть центральной точкой для планирования проектов. Это включает оценку предложений от различных критериев. Эти критерии могут включать оценку факторов, таких как издержки, выгоды стратегического нужным, заинтересованных воздействий, оценки рисков, ресурсов и наличие последствий, и отношения с существующих проектов и графиков.

Приоритетности проектов

ОУП роль может также включать приоритетности предложений получены. Это может быть от эффективности затрат или другие финансовые перспективы, но может также включать приоритеты в оценке проекта ресурсов, проектных оценок, и оценки риска.

Планирование проекта и графика

ПМ может сыграть ключевую роль в планировании отдельных проектов путем предоставления соответствующих инструментов и шаблонов. Однако, из-за их воздействия на несколько проектов, ПМ находится в идеальном положении для координации проектов и целых программ. Проекты могут быть спланированы и планируется путем координации задач и зависимостей, но может также включать в себя ресурсы и влияние соображений.

Проект утверждения и финансирования

Продление приоритизации и планирования роль официального утверждения и финансирования роль. А ПМ не может заменить других организационных групп в планировании и управлении организации дискреционных бюджетов и деятельности. Однако, они идеально отвечают потребностям координации и содействия этим процессам.

Проект мониторинга и контроля

Когда проекты были начаты года ОУП может взять на себя функцию мониторинга прогресса проекта. Это уже общий роль ПМ. В осуществлении и обзоре регулярные отчетности, ПМ сможет контролировать элементов, таких, как стоимость, использования ресурсов, времени, и прогресс в отношении плана. Эта информация служит основой для осуществления контроля над проектами. Исправительные меры могут быть приняты по проектам, которые не отвечают стоимости и других показателей плана.

Управление портфелем проектов

Продление мониторинга и контроля за роль управления портфелем проектов. Задержка, или быстрого прогресса, в рамках одного проекта может предоставить возможности для реализации других проектов. Кроме того, мониторинг портфеля проектов позволяет оперативно реагировать на изменение приоритетов организации; Ресурсы могут быть перенесены из одной инициативы к другой, или сфера или времени приоритеты могут быть скорректированы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Эта статья имеет обсудили широкий спектр факторов, которые следует учитывать при разработке ОУП. Несомненно, этот список не является всеобъемлющим - в действительности, то вряд ли можно было бы выявить все факторы, которые могут иметь значение для всех организаций. Однако, список отнюдь включать набор основных факторов, которые имеют отношение к разработке ПМ. Каждая организация будет иметь свой собственный набор требований. В рассмотрении факторов обсуждается, организация имеет возможность систематически выбрать набор конструктивных факторов, которые помогут ему удовлетворить ее потребности в данный момент времени.

Конструкция ПМ возможности почти безграничны. А ОУП могут быть направлены на совершенно ограничен обязанностей; Или ПМ может быть установлено, важную роль в процессе планирования, контроля, координации и организации портфеля проектов и управления ресурсами проекта. К систематической оценки возможности проектирования, организации могут быстро выбрать конструкцию, которая отвечает его потребностям.