Общение на Запись

Share

|

Большинство описаний включать требование для эффективного общения навыки, как устные и письменные. К сожалению, многие люди трудно выразить свои мысли на бумаге, и, таким образом, эффективно общаться как внутри, так и вне их организаций. Вот некоторые предложения для улучшения навыков написания:

1. Подумайте, прежде чем писать. Может то, что вам нужно общаться, лучше выражена устно? Наиболее важными причинами письменной документации являются: важный должно быть принято решение; Вы занимающихся сложным вопросом; Материал должен быть изучен до решения.

2. Напишите свой материал в логической последовательности:

   • Вначале указывается причина, по которой она была написана.

   • Далее, особенно в случае действия меморандума, пусть все люди, которые будут читать этот документ знаешь, что от них ожидали.

   • Наконец, предоставления информации, требуемой читателей.

3. Будьте краткими и по существу - Ваши основные идеи должны четко выделяться.

4. Сначала сообщили читателям узнать стоимость вашей записке. Побуждайте их интродукции таких, как "Этот отчет покажет, как компания может сэкономить до $ 15 million"!

5. Попробуйте дать позитивный эффект на ваше сообщение. Например, вы можете сделать заявление, такие, как "Политика Компании требует, чтобы вы не курить в здании" более позитивное заявление, сказав: "Вы можете курить во дворе."

6. Показать читателям, каким образом выгоды воздействие на них. Переработка один "я" на "вы" часто может сделать это. Например, "Я знаю, что мы можем предложить значительные преимущества над нашей конкуренции" может быть изменен на "Мы были бы рады продемонстрировать выгоды вы получите."

7. Пусть читатели знают во все времена, что у вас острое чувство каковы их потребности. Это будет мотивировать их на действия, вам требуется.

8. Следите пунктах короткий, особенно первый. Если материал выглядит легко читать, получатели будет в мясо этого документа, прежде чем они знают. Вар длина пунктах по всей часть, но стараемся свести все они сравнительно короткий.

9. Старайтесь не засоряя свой документ с подробной информацией. Сохранить и справочных материалов для технических приложений или добавлений. Оповещение читатели их существование, ссылаясь на них: "См. Приложение А."

10. Использование простым языком и избегать жаргона, если она не является частью читателей обычной лексике.

11. Избегать повторения. Обратить внимание на важных идей, форматирование и место в документе.

12. Отправить копии соответствующих коллег только. Люди, которые получают копии, не ожидая их будут путать и могут подозревать вас играет офиса политике.

13. Создай свой писать о прекрасных примеров. Сделайте копии письменном виде, что впечатляет вас и сохранить их в файл.

14. Избегайте дискриминации по признаку пола в вашем письменном виде. Следующие методы являются полезными, когда речь идет о сложной "он / она" проблемы:

    • Использование См. предметам. Например, "руководитель должен регулярно встречаться с его продавцами" может быть выражен как "менеджеры должны регулярно встречаться с их продавцы."

    • Использование множественном или нейтральных местоимений. Например, "Нет человека - это остров" может стать "Никто не остров", или даже "Мы не островов."

    • Используйте нейтральный язык вместо одиночных местоимений. Например, "Спросите его, кто знает", может стать "Спросите, кто знает."

    • Избегайте притяжательные местоимения. Например, "руководитель должен рассказать своему народу" может быть выражен как "Руководитель должен сказать персонала."

15. Напишите, как если бы вы пообщаться с Вашими коллегами. А разговорного стиля более доступными и для чтения, чем stilted, официального языка.

16. Читать Вашу работу вслух, чтобы выяснить ее звуки право. Внесите изменения, если это необходимо, и прочитал его вслух до тех пор, пока она работает.